Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van VvE BeheerSoftware. Ze horen bij de verwerkersovereenkomst, het gebruiksbeleid en de afspraken over beschikbaarheid.
Bijgewerkt: 29 juli 2026 · Leestijd: 17 minuten
VvE BeheerSoftware is een softwaredienst van J&S Verduurzaming B.V., gevestigd aan Merlenbergseweg 22, 5754 AX Deurne (Nederland), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97549797, btw-nummer NL868104565B01. In deze voorwaarden noemen wij onszelf “wij”, “we” of “ons”. Je bereikt ons op info@vvebeheersoftware.nl.
Met de dienst bedoelen we de online dienst waarmee een Vereniging van Eigenaars haar ledenadministratie, boekhouding, bijdragen, vergaderingen, onderhoud en communicatie zelf beheert, met alles wat daarbij hoort: de webomgeving, de app, de documentatie en de updates die wij uitbrengen.
Met jij, je of de klant bedoelen we degene die een account aanmaakt of een abonnement afsluit. Met gebruiker bedoelen we iedereen die namens jou inlogt. Met jouw gegevens bedoelen we alles wat jij of je gebruikers in de dienst zetten of laten verwerken.
Een werkdag is maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van de algemeen erkende Nederlandse feestdagen.
Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, proefperiode, elk account en elke overeenkomst met betrekking tot VvE BeheerSoftware. Je gaat ermee akkoord op het moment dat je een account aanmaakt of de dienst gebruikt.
Onze klant is meestal een Vereniging van Eigenaars of een beheerder die namens een of meer VvE’s handelt. Een VvE is een rechtspersoon, maar de mensen die haar besturen zijn vaak particulieren die dat vrijwillig doen. Wij passen deze voorwaarden daarom uit eigen beweging toe alsof je consument bent: bepalingen die voor consumenten niet zijn toegestaan, roepen wij ook niet in tegen een VvE of haar bestuurders. Ben je wél een professionele beheerder of een andere onderneming, dan gelden de bepalingen onverkort.
Gebruik je eigen inkoopvoorwaarden? Die wijzen wij van de hand, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken.
Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde, waarbij het bovenste document voorgaat:
Om de dienst te gebruiken maak je een account aan. Je zorgt ervoor dat de gegevens die je daarbij opgeeft juist en volledig zijn, en dat je ze bijwerkt als er iets verandert.
Je bent zelf verantwoordelijk voor wie je toegang geeft en voor wat die gebruikers doen. Je houdt inloggegevens geheim, deelt geen account met meerdere personen en meldt het ons zodra je vermoedt dat iemand ongeoorloofd toegang heeft. Waar de dienst tweestapsverificatie aanbiedt, raden wij je dringend aan die aan te zetten.
Wij mogen ervan uitgaan dat handelingen die vanaf jouw account worden verricht, door of namens jou zijn verricht.
Je kunt VvE BeheerSoftware 30 dagen gratis en vrijblijvend proberen. Je hoeft daarvoor geen creditcard of betaalgegevens op te geven. De proefperiode gaat in op de dag dat je je omgeving aanmaakt.
Tijdens de proefperiode gelden dezelfde regels als daarna, met twee verschillen: je betaalt niets, en wij geven geen enkele garantie over beschikbaarheid, bewaring of ondersteuning. Sluit je na de proefperiode geen abonnement af, dan sluiten wij de omgeving. Wij bewaren de gegevens daarna nog 30 dagen, zodat je alsnog kunt starten of je gegevens kunt ophalen, en verwijderen ze daarna definitief.
Wij kunnen een proefperiode weigeren, beperken of beëindigen als we merken dat die wordt gebruikt voor iets anders dan het beoordelen van de dienst, bijvoorbeeld bij herhaald aanmaken van nieuwe proefomgevingen.
De prijzen staan op onze website en gelden per VvE, niet per gebruiker. Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
| Pakket | Prijs | Omvang |
|---|---|---|
| Starter | € 19 per maand per VvE | tot 12 appartementsrechten |
| Compleet | € 34 per maand per VvE | tot 40 appartementsrechten, inclusief incasso en assistent |
| Groot | € 59 per maand per VvE | onbeperkt aantal appartementsrechten, inclusief incasso en assistent |
Beheer je meerdere VvE's onder één account, dan geldt automatisch een staffelkorting: 15% vanaf 5 VvE's, 30% vanaf 10 VvE's en 40% vanaf 25 VvE's. De korting wordt elke factuurperiode opnieuw bepaald op basis van het werkelijke aantal actieve VvE's.
Je betaalt vooraf per maand. Betaling gebeurt via de betaaldienst die wij in de omgeving aanbieden. Geef je ons een machtiging voor automatische incasso, dan zorg je voor voldoende saldo op de rekening.
Lukt een betaling niet, dan sturen wij een herinnering en krijg je veertien dagen om alsnog te betalen. Betaal je daarna nog niet, dan mogen wij de toegang tot de dienst opschorten. Je gegevens blijven tijdens die opschorting bewaard en de betalingsverplichting loopt door. Blijft betaling langer dan 60 dagen uit, dan mogen wij de overeenkomst beëindigen; wat er dan met je gegevens gebeurt staat in opzeggen en je gegevens meenemen.
Bij te late betaling sturen wij eerst een kosteloze aanmaning met een termijn van veertien dagen. Pas daarna mogen wij de wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen, berekend volgens de wettelijke staffel.
Klopt een factuur volgens jou niet, laat het ons dan binnen 30 dagen na de factuurdatum weten. Wij bekijken het en corrigeren waar nodig. Een bezwaar tegen een deel van de factuur schort de betaling van het onbetwiste deel niet op.
Wij mogen de prijzen aanpassen. Een verhoging kondigen wij minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan mag je de overeenkomst opzeggen tegen de dag waarop de nieuwe prijs ingaat, zonder kosten. Blijf je de dienst daarna gebruiken, dan geldt de nieuwe prijs.
Een aanpassing die niet meer bedraagt dan de stijging van het consumentenprijsindexcijfer van het Centraal Bureau voor de Statistiek over het voorgaande kalenderjaar, geldt niet als prijsverhoging in de zin van dit artikel. Ook het wegvallen van een tijdelijke korting is geen prijsverhoging.
Het abonnement gaat in op de dag dat je het afsluit en loopt daarna per maand. Het verlengt telkens stilzwijgend met dezelfde periode.
Opzeggen kan in de omgeving zelf, of per e-mail aan info@vvebeheersoftware.nl. De opzegtermijn is: geen; je kunt elke maand opzeggen tot de dag voor de volgende factuurdatum. Reeds betaalde periodes betalen wij niet terug, behalve als wij toerekenbaar tekortschieten of als opzegging het gevolg is van een wijziging waartegen je op grond van artikel 6 of artikel 9 bezwaar maakt.
Na afloop kun je je gegevens meenemen. Hoe dat werkt en hoe lang wij ze bewaren, staat in opzeggen en je gegevens meenemen.
Wij geven je voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor je eigen bedrijfsvoering. Je krijgt geen kopie van de software en geen eigendom ervan.
Wij spannen ons in om de dienst goed te laten werken en te blijven verbeteren. Wij beloven niet dat de dienst foutloos is of ononderbroken beschikbaar. Wat wij wél toezeggen over beschikbaarheid, onderhoud en reactietijden staat in beschikbaarheid en ondersteuning.
De dienst wordt geleverd zoals hij op dat moment is. Wij zijn niet verplicht om de dienst te laten samenwerken met software of apparatuur van derden, tenzij dat uitdrukkelijk is afgesproken.
Wij ontwikkelen de dienst door. Functies komen erbij, worden verbeterd of vervangen. Meestal merk je daar alleen het voordeel van.
Verwijderen wij een functie die je gebruikt, of veranderen wij iets waardoor de dienst voor jou wezenlijk minder bruikbaar wordt, dan kondigen wij dat minimaal 30 dagen van tevoren aan. Je mag dan opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder kosten, en je krijgt het vooruitbetaalde deel terug.
Wijzigingen die nodig zijn vanwege wet- en regelgeving, of om een beveiligingsprobleem op te lossen, mogen wij direct doorvoeren. Wij informeren je daarover zo snel als redelijkerwijs mogelijk is.
Je gebruikt de dienst zoals bedoeld en houdt je aan het gebruiksbeleid. Daarin staat wat wel en niet mag, en wat er gebeurt als je je er niet aan houdt.
Je zorgt voor een werkende internetverbinding, geschikte apparatuur en een actuele browser. Je zorgt er ook voor dat de gegevens die je invoert juist zijn en dat je ze mag verwerken.
Wij vragen je mee te werken als dat nodig is om een storing op te lossen: informatie geven, een test uitvoeren, of een schermafbeelding sturen. Zonder die medewerking kunnen wij niet altijd helpen.
Alle gegevens die je in de dienst zet, blijven van jou. Wij worden daar geen eigenaar van en wij gebruiken ze niet voor onszelf.
Je geeft ons wel het recht om die gegevens te verwerken voor zover dat nodig is om de dienst te leveren: opslaan, weergeven, doorzoeken, back-uppen, versturen als jij dat opdraagt, en herstellen na een storing. Dat recht eindigt zodra de overeenkomst eindigt en de bewaartermijn is verstreken.
Dat geldt ook voor de sjablonen, teksten en opzetten die jij zelf maakt of aanlevert: die zijn en blijven van jou en krijg je bij vertrek gewoon mee. Alleen de sjablonen die wij hebben gemaakt en die standaard in de dienst zitten, blijven van ons — ook als jij ze hebt aangepast. Bij twijfel over een sjabloon geldt: heb jij de inhoud bedacht, dan is het van jou.
Wij mogen geanonimiseerde, niet tot jou of tot een persoon herleidbare gebruiksstatistieken gebruiken om de dienst te verbeteren. Wij publiceren die nooit op een manier waaruit jouw identiteit of die van je klanten blijkt.
Wij maken dagelijks een back-up. Wat die back-up precies inhoudt en hoe lang wij hem bewaren, staat in beschikbaarheid en ondersteuning. Een back-up is een voorziening voor calamiteiten, geen archief: reken er niet op dat wij een bestand van vorig jaar nog kunnen terugzetten.
Voor de gegevens die jij in de dienst zet, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. De afspraken die de Algemene verordening gegevensbescherming daarvoor verplicht stelt, staan in onze verwerkersovereenkomst. Die maakt onderdeel uit van de overeenkomst; je hoeft er niets extra’s voor te tekenen.
Voor de gegevens die wij voor onszelf verwerken — je account, je facturen, je contact met onze ondersteuning — zijn wij verantwoordelijk. Wat wij daarmee doen staat in de privacyverklaring.
Wij houden geheim wat wij van jou te weten komen en wat vertrouwelijk is of redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd. Jij doet hetzelfde met wat je van ons te weten komt, bijvoorbeeld over de werking of beveiliging van de dienst.
Deze verplichting geldt niet voor informatie die al openbaar was, die je zelf zonder onze hulp hebt ontwikkeld, of die je op grond van een wettelijke plicht moet delen. In dat laatste geval laten wij het elkaar vooraf weten, tenzij dat wettelijk niet mag.
Deze verplichting blijft gelden na afloop van de overeenkomst.
De dienst, de software, de vormgeving, de teksten, de handleidingen en de merknaam VvE BeheerSoftware zijn en blijven van ons of van onze licentiegevers. Je krijgt uitsluitend het gebruiksrecht uit artikel 8.
Je mag de software niet kopiëren, namaken, decompileren of terugbouwen, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat. Je mag geen merken, logo’s of copyrightvermeldingen verwijderen.
Stuur je ons een suggestie, idee of verbetervoorstel, dan mogen wij dat vrij gebruiken zonder vergoeding en zonder verplichting. Je blijft je eigen ideeën gewoon zelf gebruiken; wij claimen daarop geen exclusiviteit.
Wij staan ervoor in dat de dienst geen inbreuk maakt op rechten van derden. Word je daarover toch aangesproken, meld het ons dan direct en laat de afhandeling aan ons over. Wij zorgen dan voor een oplossing: een aanpassing, een alternatief, of teruggave van het vooruitbetaalde deel.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen. Welke dat zijn, staat in de verwerkersovereenkomst. Wij herzien die maatregelen periodiek en passen ze aan als de stand van de techniek daar aanleiding toe geeft.
Absolute veiligheid bestaat niet. Ontdek je een kwetsbaarheid, meld die dan bij info@vvebeheersoftware.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen, houden je op de hoogte en ondernemen geen juridische stappen tegen wie een kwetsbaarheid in redelijkheid en vertrouwelijk meldt en de gegevens van anderen met rust laat.
De volgende afspraken gelden naast de rest van deze voorwaarden en gaan bij tegenstrijdigheid voor, omdat ze specifiek over deze dienst gaan.
Meerdere VvE's onder één account
Beheer je meerdere VvE's onder één account, dan is elke VvE afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen gegevens en handel jij namens haar. Je staat ervoor in dat je daartoe bevoegd bent en dat je afspraken met die VvE dat toestaan.
Opzeggen kan per VvE en voor het hele account. Eindigt jouw beheeropdracht bij één VvE terwijl je account doorloopt, dan kan het bestuur van die VvE zich bij ons melden en krijgt het de gegevens van die VvE, of wordt de VvE op verzoek overgezet naar een eigen account. Wij vragen daarbij om een bestuursbesluit of een uittreksel waaruit de bevoegdheid blijkt. Jij krijgt van zo'n verzoek altijd bericht.
Wij geven een beheerder nooit toegang tot gegevens van een VvE die hem geen opdracht heeft gegeven, en wij geven een VvE nooit inzage in de gegevens van een andere VvE.
Automatische incasso
De dienst kan SEPA-incassobestanden aanmaken op basis van de machtigingen die de VvE zelf heeft verzameld. De VvE blijft de incassant: de VvE heeft het incassantnummer, de VvE sluit het contract met de bank en de VvE is verantwoordelijk voor een geldige machtiging per eigenaar.
Wij zijn geen betaaldienstverlener en incasseren niets voor eigen rekening. Wij controleren niet of een machtiging geldig is, of een bedrag klopt, of een incasso is toegestaan. Een storno, een terugboeking of een geschil met een eigenaar handelt de VvE zelf af met haar bank.
Wij spannen ons in dat het aangemaakte bestand voldoet aan het geldende SEPA-formaat. Weigert de bank een bestand, dan lossen wij dat op als het aan het formaat ligt.
Vergaderen en stemmen
De dienst ondersteunt het uitschrijven van een vergadering, het vastleggen van aanwezigheid en volmachten en het uitbrengen van stemmen per appartementsrecht.
De dienst rekent uit wat er is gestemd. De dienst beoordeelt niet of een besluit rechtsgeldig is. Of een vergadering rechtsgeldig is bijeengeroepen, of het quorum is gehaald, of een besluit de juiste meerderheid heeft en of de splitsingsakte of het reglement iets anders voorschrijft: dat blijft de verantwoordelijkheid van het bestuur en de vergadering. Raadpleeg bij twijfel een notaris of jurist.
Stemmen worden vastgelegd per appartementsrecht en zijn daarmee herleidbaar tot een persoon. Alleen het bestuur en de kascommissie kunnen die vastlegging inzien.
Achterstanden en aanmaningen
De dienst signaleert openstaande bijdragen en kan herinneringen versturen. Het besluit om aan te manen, een betalingsregeling te treffen of een incassotraject te starten, neemt het bestuur. Wij nemen dat besluit niet en beoordelen niet of een vordering terecht is.
Gegevens over betalingsachterstanden zijn gevoelig. In de dienst is vastgelegd wie ze mag zien: het bestuur en de kascommissie zien alle posities, een gewoon lid ziet uitsluitend de eigen positie. Wijzig die instelling niet zonder daar binnen de VvE een besluit over te nemen.
Meekijken door onze ondersteuning
Kom je er niet uit, dan kun je ons vragen mee te kijken. Daarvoor maak jij zelf een link aan. Die link is eenmalig, tien minuten geldig en geeft uitsluitend leesrechten. Elk gebruik wordt vastgelegd met tijdstip en IP-adres en is voor jou terug te zien.
Buiten zo'n sessie hebben wij geen toegang tot de inhoud van jouw omgeving, behalve wanneer dat strikt nodig is om een storing te verhelpen of een wettelijke verplichting na te komen. Ook dat leggen wij vast.
De ingebouwde assistent
De dienst bevat een assistent die vragen kan beantwoorden over de gegevens in je omgeving. Deze functie staat standaard uit en werkt alleen als je hem per VvE uitdrukkelijk aanzet.
Staat de functie uit, dan wordt elke vraag beantwoord door de eigen kennismotor binnen de dienst en gaat er geen enkel gegeven naar een externe partij. Zet je de functie aan, dan wordt de vraag en de gegevens die nodig zijn om die te beantwoorden verwerkt door de aanbieder die in de verwerkersovereenkomst staat genoemd. Je kunt de functie op elk moment weer uitzetten.
Een antwoord van de assistent is een hulpmiddel, geen advies. Controleer altijd zelf voordat je er een besluit op baseert. Wij zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van een onjuist antwoord.
Wij zijn aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een tekortkoming die ons kan worden toegerekend, volgens de gewone regels van het Nederlandse recht. Wij sluiten die aansprakelijkheid niet uit en beperken haar niet op een manier die de wet niet toestaat.
Wel geldt het volgende, en dat is redelijk gezien de aard en de prijs van de dienst:
Een aanspraak moet je bij ons melden binnen twaalf maanden nadat je de schade hebt ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.
Kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen door een omstandigheid buiten onze macht, dan zijn wij daarvoor niet aansprakelijk zolang die situatie duurt. Daaronder vallen in elk geval: uitval van internet of elektriciteit, storingen bij de hosting-, mail- of betaaldienst, een aanval op onze systemen, overheidsmaatregelen, en ernstige personeelsuitval.
Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen jij en wij de overeenkomst opzeggen zonder schadevergoeding. Wat je vooruit hebt betaald voor de periode die je niet hebt kunnen gebruiken, krijg je terug.
Wij mogen de toegang tot de dienst opschorten of de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als:
Ga je failliet, dan bevriezen wij de omgeving in plaats van hem te sluiten. De curator of bewindvoerder kan zich bij ons melden en krijgt dan dezelfde exportmogelijkheid als jij zou hebben, gedurende dezelfde termijn, tegen vergoeding van de lopende abonnementskosten over die periode. Meldt niemand zich binnen die termijn, dan volgen wij de gewone regeling uit opzeggen en je gegevens meenemen.
Behalve bij een acuut veiligheidsprobleem waarschuwen wij je eerst en geven wij je de kans om het te herstellen. Opschorting ontslaat je niet van je betalingsverplichting; wij crediteren wel de periode waarin je door onze schuld niet kon werken.
Jij mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als wij ernstig tekortschieten en dat niet herstellen binnen een redelijke termijn nadat je ons in gebreke hebt gesteld.
Je mag je rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet aan een ander overdragen zonder onze schriftelijke toestemming. Wij weigeren die toestemming niet zonder goede reden.
Wij mogen de overeenkomst wel overdragen, bijvoorbeeld bij een reorganisatie, een overname of als een product in een eigen vennootschap wordt ondergebracht. Wij melden dat vooraf. Je rechten veranderen daardoor niet. Ben je het er niet mee eens, dan mag je opzeggen tegen de datum van de overdracht.
Wij mogen anderen inschakelen om de dienst te leveren. Welke partijen dat zijn en waarvoor, staat in de verwerkersovereenkomst. Wij blijven tegenover jou verantwoordelijk voor hun werk.
Ben je ergens niet tevreden over, laat het ons dan weten via info@vvebeheersoftware.nl. Wij bevestigen je klacht binnen twee werkdagen en komen binnen tien werkdagen met een inhoudelijke reactie. Lukt dat niet, dan laten wij weten waarom en wanneer je wél antwoord krijgt.
Komen we er samen niet uit, dan kun je het geschil voorleggen aan de rechter. Melden van een klacht bij ons is geen voorwaarde voor die stap, maar wij proberen het liever eerst zelf op te lossen.
Wij mogen deze voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld omdat de dienst verandert of omdat de wet dat vraagt. Een wijziging die voor jou nadelig is, kondigen wij minimaal 30 dagen van tevoren aan per e-mail en op onze website.
Ben je het niet eens met een nadelige wijziging, dan mag je opzeggen tegen de datum waarop die ingaat, zonder kosten en met teruggave van het vooruitbetaalde deel. Zeg je niet op en blijf je de dienst gebruiken, dan gelden de nieuwe voorwaarden.
Wijzigingen die alleen tekstueel zijn of die voortvloeien uit dwingend recht, mogen wij direct doorvoeren.
Op deze voorwaarden en op elke overeenkomst met ons is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.
Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter; wij volgen daarbij de wettelijke regels, zodat je ook altijd de rechter van je eigen woon- of vestigingsplaats kunt kiezen.
Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden. We vervangen de betreffende bepaling dan door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ervan blijft.
De overeenkomst, deze voorwaarden en de documenten waarnaar ze verwijzen, vormen samen alles wat wij hebben afgesproken. Eerdere afspraken over hetzelfde onderwerp vervallen daarmee.
Wij communiceren met je per e-mail en via meldingen in de dienst. Dat geldt als schriftelijk. Zorg dus dat het e-mailadres in je account klopt.
Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij een vertaling gaat de Nederlandse tekst voor.
Deze versie (2026.1) geldt vanaf 29 juli 2026 en vervangt alle eerdere versies.
Deze pagina hoort bij de rest van onze voorwaarden. Samen vormen ze het geheel:
Vragen? Mail info@vvebeheersoftware.nl. Versie 2026.1, bijgewerkt op 29 juli 2026.
Geschreven door Janwillem van Stiphout · oprichter van VvE BeheerSoftware
Oprichter van VvE BeheerSoftware en bouwer van de software achter deze site. Werkt vanuit J&S Verduurzaming B.V. aan vastgoed- en verduurzamingsvraagstukken. Bedragen in dit artikel zijn nagerekend op openbare tarieven van beheerkantoren, notarissen en het Kadaster, met de peildatum die boven het artikel staat. Meer over ons →