⚡
Direct rekenen? Met de
bijdrage-calculator berekent u in twee minuten wat elke eigenaar per maand moet betalen op basis van de breukdelen uit uw splitsingsakte.
Kort antwoord. Een boekhoudprogramma voor een VvE verschilt op drie punten van een gewoon boekhoudpakket: de bijdragen lopen per breukdeel in plaats van per factuur, het reservefonds is een aparte wettelijk verplichte post, en de jaarrekening moet per eigenaar uitgesplitst kunnen worden voor de jaarafrekening. Een standaardpakket kan dat niet zonder omwegen. Wij hebben het erin gebouwd — vanaf €19 per maand per VvE, niet per appartement.
Waarom een gewoon boekhoudpakket niet past
De meeste besturen beginnen in Excel of in een gratis pakket voor verenigingen. Dat werkt, en het werkt vaak jaren. Het loopt vast op het moment dat het eerste van deze vier dingen gebeurt.
- De jaarafrekening. Elke eigenaar wil zien wat híj heeft betaald en wat zijn aandeel in de kosten was. Dat is een uitsplitsing naar breukdeel over alle kostenposten van het jaar. Een algemeen boekhoudpakket kent alleen debiteuren met facturen en heeft geen idee wat een breukdeel is.
- Het reservefonds. Dat is geen spaarrekening maar een verplichting. Sinds 1 januari 2018 moet elke VvE jaarlijks reserveren voor groot onderhoud: minimaal 0,5% van de herbouwwaarde, óf een bedrag onderbouwd met een actueel MJOP. Een boekhoudpakket kent dat onderscheid niet en toetst er dus ook niet op — u moet het zelf onthouden, elk jaar opnieuw.
- De incasso. Twaalf keer per jaar dezelfde bedragen bij dezelfde mensen, met steeds één of twee die te laat zijn. In Excel is dat handwerk plus een pijnlijk gesprek in de wandelgang. Met SEPA-incasso is het één bestand per maand naar uw eigen bank.
- De kascommissie. Die wil kunnen zien wie wat wanneer heeft geboekt, en of er achteraf nog iets is aangepast. Zonder logboek is dat een middag reconstrueren uit bankafschriften — en dat is precies het moment waarop een bestuur besluit dat het zo niet langer gaat.
Wat er in het VvE-boekhoudprogramma zit
- Begroting naast werkelijk, per post, met het verschil in euro's én procenten.
- Bijdragen per eigenaar op breukdeel, met openstaande posten en betaalgeschiedenis.
- SEPA-incasso: één pain.008-bestand per maand voor uw eigen bank, plus een iDEAL-link bij achterstand.
- Bankafschrift importeren via CAMT.053 of MT940, met automatisch afletteren op bedrag en kenmerk.
- Reservefonds als aparte post, met een doorlopende toets aan de 0,5%-norm en aan uw MJOP.
- Jaarrekening als PDF: exploitatierekening, balans én een jaarafrekening per eigenaar.
- Logboek van elke boeking en elke wijziging, met wie en wanneer — leesbaar voor de kascommissie.
- Export naar CSV en PDF, op elk moment, ook nadat u heeft opgezegd.
Boekhoudprogramma's voor VvE's vergeleken
Er zijn ruwweg drie routes. De eerlijke samenvatting: bij twee of drie appartementen zonder reservefondsplanning wint Excel op kosten, en bij een vereniging die naast de VvE ook andere activiteiten boekt wint een algemeen pakket op flexibiliteit. Daartussenin zit het gat dat wij vullen.
| Waar het op aankomt | VvE BeheerSoftware | Excel of gratis sjabloon | Algemeen boekhoudpakket |
|---|
| Bijdragen verdeeld op breukdeel | automatisch | handmatig | – |
|---|
| Jaarafrekening per eigenaar | automatisch | handmatig | – |
|---|
| Toets op de 0,5%-reserveringsnorm | doorlopend | – | – |
|---|
| MJOP gekoppeld aan het reservefonds | ✓ | – | – |
|---|
| SEPA-incasso (pain.008) | ja, in Compleet | – | meestal wel |
|---|
| Bankimport en afletteren | ja, in Compleet | – | ✓ |
|---|
| Eigen login voor elke eigenaar | ✓ | – | – |
|---|
| Alleen-lezen rol voor de kascommissie | ✓ | – | soms |
|---|
| Kosten bij 10 appartementen | €408 per jaar
hele VvE, met incasso | €0 plus uw uren | €180–€600 per jaar |
|---|
| Ook bruikbaar voor een club of stichting | – | ✓ | ✓ |
|---|
| Losse boekhouder kan er zelf in werken | ja, eigen rol | ✓ | ✓ |
|---|
| Werkt zonder dat u iets leert | een avond inrichten | u kent het al | boekhoudkennis nodig |
|---|
Peildatum juli 2026. De kolom "algemeen boekhoudpakket" is de bandbreedte van de bekende Nederlandse online boekhoudpakketten op hun eigen tariefpagina's, exclusief btw. Wij vergelijken op categorie en niet op merknaam, omdat tarieven per contract verschillen en een vergelijking met één momentopname snel onjuist wordt.
Wat kost een boekhoudprogramma voor een VvE?
Bij ons betaalt u per VvE en niet per appartement. Starter kost €19 per maand tot twaalf appartementen en bevat de complete boekhouding, de jaarrekening, het MJOP en de vergaderingen. Compleet kost €34 per maand tot veertig appartementen en voegt SEPA-incasso, iDEAL-betaallinks en bankimport toe. Groot kost €59 per maand zonder limiet op het aantal appartementen. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Voor een VvE van tien appartementen met automatische incasso komt dat neer op €408 per jaar voor de hele vereniging, ofwel ruim €40 per appartement per jaar. Ter vergelijking: extern beheer kost in Nederland doorgaans €100 tot €300 per appartement per jaar, met een minimumtarief van rond de €2.000 per vereniging. Het complete kostenplaatje staat op wat kost VvE-beheer.
Beheert u meerdere VvE's, dan loopt de korting per VvE op: vanaf 5 VvE's 15%, vanaf 10 VvE's 30% en vanaf 25 VvE's 40%. Er is dus geen vaste prijs voor een willekeurig aantal verenigingen: u betaalt per VvE, alleen steeds minder per stuk.
Zet uw VvE-boekhouding vanavond op
Ledenlijst importeren, breukdelen invullen, beginbalans erin — en de jaarrekening rolt er straks vanzelf uit. Dertig dagen gratis, geen creditcard.
Start 30 dagen gratis
Of kijk eerst rond in de demo — geen formulier, geen e-mailadres.
Van boekhouding naar reservefonds
De boekhouding is geen doel op zich. Waar het bij een VvE om draait is de vraag of er over tien jaar genoeg in kas zit als het dak aan de beurt is. Die vraag beantwoordt u met een meerjarenonderhoudsplan: daaruit volgt hoeveel er jaarlijks in het reservefonds moet, en dat bedrag is de basis onder de maandelijkse bijdrage van elke eigenaar.
In het pakket zijn die twee aan elkaar geknoopt. Zakt de reservering onder de norm, dan krijgt het bestuur daar automatisch bericht van — ruim voor de vergadering waarin de begroting wordt vastgesteld, en niet erna.
Veelgestelde vragen
Is er een gratis boekhoudprogramma voor een VvE?
Ja, met een kanttekening. U kunt de VvE-boekhouding gratis doen in Excel, en er zijn gratis pakketten voor verenigingen en stichtingen die u kunt gebruiken zolang u zelf de breukdeelverdeling bijhoudt. Dat werkt prima voor een VvE van twee of drie appartementen zonder reservefondsplanning. Het loopt vast zodra u een jaarafrekening per eigenaar moet maken, want die uitsplitsing kent een algemeen pakket niet, en zodra de incasso maandelijks handwerk wordt. Reken bij een gratis oplossing dus niet op nul kosten maar op nul euro plus uw eigen uren.
Mag een VvE haar boekhouding zelf doen?
Ja. Er is geen enkele wettelijke bepaling die een VvE verplicht om de administratie uit te besteden. Het bestuur is volgens artikel 5:126 BW verantwoordelijk voor het beheer van de gemeenschappelijke middelen en moet jaarlijks een exploitatierekening en balans aan de vergadering voorleggen. Wie dat opstelt maakt niet uit. Een VvE hoeft ook geen accountantsverklaring; de kascommissie uit de eigen leden controleert de jaarrekening.
Welk boekhoudprogramma is geschikt voor een kleine VvE?
Voor een VvE tot ongeveer twaalf appartementen is een VvE-specifiek pakket bijna altijd goedkoper dan een algemeen boekhoudpakket plus de uren die u kwijt bent aan het narekenen van breukdelen. Let bij de keuze op drie dingen: kan het programma bijdragen op breukdeel verdelen, kan het een jaarafrekening per eigenaar maken, en kunt u uw gegevens er weer uit halen als u stopt. Zonder die drie zit u vast.
Hoe maak je de jaarrekening van een VvE?
Een VvE-jaarrekening bestaat uit een exploitatierekening (begroting naast werkelijke kosten per post), een balans met het reservefonds als aparte post, en een jaarafrekening per eigenaar waarin staat wat hij heeft betaald en wat zijn aandeel in de kosten was. Die drie stukken gaan naar de kascommissie en daarna naar de vergadering, die de jaarrekening vaststelt en het bestuur décharge verleent. In ons pakket rolt het complete setje als PDF uit zodra het boekjaar rond is.
Kan onze boekhouder of kascommissie meekijken?
Ja. De kascommissie krijgt een eigen login met alleen-lezen inzage in de financiën, de begroting, het MJOP en de documenten — en verder niets. Een externe boekhouder kunt u dezelfde rol geven, of een volledige boekhoudrol als hij ook moet boeken. Elke handeling komt in het logboek te staan, dus u kunt altijd laten zien wie wat wanneer heeft gedaan.
Kunnen we onze bestaande boekhouding importeren?
Ja. De import-wizard leest een ledenlijst en een beginbalans uit Excel of CSV, en bankafschriften komen binnen via CAMT.053 of MT940 zodat u niet handmatig hoeft over te tikken. Overstappen doet u het makkelijkst per 1 januari, met de vastgestelde eindbalans van vorig jaar als beginsaldo. Exporteren kan op elk moment en ook bij opzeggen — uw administratie blijft van u.
JvS
Geschreven door Janwillem van Stiphout · oprichter van VvE BeheerSoftware
Oprichter van VvE BeheerSoftware en bouwer van de software achter deze site. Werkt vanuit J&S Verduurzaming B.V. aan vastgoed- en verduurzamingsvraagstukken. Bedragen in dit artikel zijn nagerekend op openbare tarieven van beheerkantoren, notarissen en het Kadaster, met de peildatum die boven het artikel staat. Meer over ons →