Volmacht VvE-vergadering: gratis formulier invullen

Volmacht invullen

Alles blijft in uw browser. Er wordt niets verstuurd of opgeslagen.

Naam van de VvE Datum van de vergadering Plaats van de vergadering Uw naam (volmachtgever) Uw appartement / appartementsrecht Uw breukdeel (optioneel) Naam van de gemachtigde Plaats en datum van ondertekening

Steminstructie (leeg laten = gemachtigde stemt naar eigen inzicht)

Volmacht voor de vergadering van eigenaars

Vereniging van Eigenaars: —

Vergadering op: — te —

Ondergetekende, —, eigenaar van het appartementsrecht —, verleent hierbij volmacht aan — om hem of haar te vertegenwoordigen tijdens bovengenoemde vergadering van eigenaars, daar het woord te voeren en namens hem of haar te stemmen over alle op de agenda voorkomende punten.

—

Handtekening volmachtgever:

Wanneer u een volmacht nodig heeft

Twee situaties. De eerste is de gewone: u kunt er zelf niet bij zijn en wilt toch dat uw stem meetelt. De tweede is minder bekend maar belangrijker — het quorum. Om geldige besluiten te kunnen nemen moet doorgaans meer dan de helft van het totale aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn. In een VvE van acht appartementen zijn twee afwezigen zonder volmacht al genoeg om de vergadering te laten stranden, met een tweede vergadering en weken vertraging tot gevolg.

Vraag daarom bij de oproeping standaard om een volmacht van iedereen die niet kan. Dat kost het bestuur één zin extra en scheelt gemiddeld één verloren avond per jaar.

Wat er in de volmacht moet staan

Onderdeel	Waarom
Naam en appartementsrecht van de volmachtgever	De voorzitter moet kunnen vaststellen om welk stemgewicht het gaat.
Naam van de gemachtigde	Zonder naam is het geen volmacht maar een blanco cheque.
Datum en plaats van de vergadering	Een volmacht geldt in beginsel voor één vergadering.
Handtekening en datum	Zonder handtekening is hij aantastbaar.
Steminstructie (optioneel)	Maakt er een gebonden volmacht van. Zonder instructie stemt de gemachtigde naar eigen inzicht.

Gebonden of vrije volmacht?

Een vrije volmacht laat de gemachtigde zelf beslissen. Dat is prettig als er tijdens de vergadering een amendement komt of een offerte anders blijkt te liggen dan op papier — en dat gebeurt vaker dan u denkt.

Een gebonden volmacht legt per agendapunt vast hoe er gestemd moet worden. Verstandig als er één zwaar punt op de agenda staat waar u een uitgesproken mening over heeft. Het nadeel: wordt het voorstel ter plaatse aangepast, dan is uw instructie strikt genomen niet meer van toepassing en zit de gemachtigde klem. Een werkbare tussenvorm staat standaard in het formulier hierboven: instructie op het zware punt, vrije hand op de rest.

Het maximum van twee

De meeste modelreglementen staan toe dat iemand maximaal twee volmachten meebrengt, naast zijn eigen stem. De reden is voor de hand liggend: zonder die grens kan één actieve eigenaar in een slecht bezochte vergadering in zijn eentje de uitkomst bepalen. Controleer het maximum in het modelreglement waarnaar uw splitsingsakte verwijst, want er zijn aktes met een ander getal.

Voor het bestuur is dit ook praktisch relevant: registreer de volmachten bij binnenkomst, tel het stemgewicht erbij op en noteer in de notulen wie namens wie stemde. Dat is precies de administratie die maakt dat een besluit later standhoudt.

Digitaal stemmen, dan hoeft dit niet meer

Eigenaars stemmen vanaf de bank, met stemgewicht op breukdeel en een quorumcheck die meeloopt. Wie toch een volmacht geeft, registreert u met twee klikken — en de conceptnotulen schrijven zichzelf.

Start 30 dagen gratis

Lees eerst de spelregels van de vergadering

Veelgemaakte fouten met volmachten

Geen datum van de vergadering erop. Dan is het een doorlopende volmacht, en die mag de voorzitter weigeren.
Volmacht aan het "bestuur" in plaats van aan een persoon. Een orgaan kan geen gemachtigde zijn; zet er een naam op.
Te laat ingeleverd. Lever hem in vóór aanvang, niet halverwege het derde agendapunt.
Niet in de notulen. Staat er niet wie namens wie stemde, dan is de stemverhouding achteraf niet te reconstrueren.
Meer dan twee volmachten bij één persoon. Controleer het maximum vóór de vergadering, niet tijdens de stemming.

Veelgestelde vragen

Hoeveel volmachten mag één persoon meenemen?

In de meeste modelreglementen maximaal twee, naast zijn eigen stem. Die begrenzing bestaat om te voorkomen dat één eigenaar met een stapel machtigingen in zijn eentje de uitkomst bepaalt. Sommige aktes hanteren een ander maximum of geen enkel maximum. Controleer het in het modelreglement waarnaar uw splitsingsakte verwijst, en zet het aantal desnoods vooraf op de agenda zodat er tijdens de vergadering geen discussie over ontstaat.

Moet een volmacht schriftelijk?

Ja. Een mondelinge machtiging of een appje aan het bestuur volstaat in de regel niet, omdat de voorzitter bij twijfel moet kunnen vaststellen wie namens wie stemt. Een ondertekende brief, een ingescand formulier of een e-mail vanaf het bij de VvE bekende adres met een ondertekende bijlage werkt wel. Lever hem vóór aanvang van de vergadering in bij de voorzitter of het bestuur.

Wat moet er in een geldige volmacht staan?

De naam en het adres van de volmachtgever met zijn appartementsrecht, de naam van de gemachtigde, de datum en plaats van de vergadering waarvoor de volmacht geldt, de handtekening en de datum van ondertekening. Optioneel kunt u per agendapunt aangeven hoe er gestemd moet worden — dan is het een gebonden volmacht. Zonder die instructie mag de gemachtigde naar eigen inzicht stemmen.

Kan ik een volmacht voor het hele jaar geven?

Beter van niet. Een volmacht per vergadering is gebruikelijk en het minst voor discussie vatbaar. Een doorlopende volmacht is niet zonder meer ongeldig, maar de voorzitter kan hem weigeren als het reglement een volmacht per vergadering voorschrijft. Bovendien wilt u per vergadering kunnen wegen wat er op de agenda staat — een besluit over een gevelrenovatie is iets anders dan het vaststellen van de notulen.

Mag de gemachtigde iemand van buiten de VvE zijn?

Meestal wel, maar niet altijd. Sommige reglementen beperken de kring tot mede-eigenaars of tot echtgenoten en huisgenoten. Wilt u bijvoorbeeld een makelaar, een advocaat of een familielid machtigen, kijk dan eerst in het reglement en meld het vooraf bij het bestuur. Dat scheelt een ongemakkelijke discussie in de deuropening.

Telt een gemachtigde mee voor het quorum?

Ja. Voor het quorum telt het aantal stemmen dat aanwezig óf vertegenwoordigd is. Een eigenaar die zich laat vertegenwoordigen telt dus gewoon mee, met zijn volledige stemgewicht op breukdeel. Dat is precies waarom volmachten er in kleine VvE's toe doen: zonder die twee volmachten haalt u het quorum vaak net niet.

Geschreven door Janwillem van Stiphout · oprichter van VvE BeheerSoftware

Oprichter van VvE BeheerSoftware en bouwer van de software achter deze site. Werkt vanuit J&S Verduurzaming B.V. aan vastgoed- en verduurzamingsvraagstukken. Bedragen in dit artikel zijn nagerekend op openbare tarieven van beheerkantoren, notarissen en het Kadaster, met de peildatum die boven het artikel staat. Meer over ons →

Machtiging voor de VvE-vergadering