VvE-bestuur uitbesteden of zelf doen?

Wat besteedt u eigenlijk uit?

"Het bestuur uitbesteden" is een verzamelterm die drie heel verschillende dingen kan betekenen. Het loont om te weten waar u over praat, want de prijs en de grip verschillen enorm.

De meeste VvE's die "het bestuur uitbesteden" kopen in werkelijkheid administratief beheer. Het bestuur blijft dan gewoon bij de eigenaars, met alle verantwoordelijkheid die daarbij hoort — alleen het uitvoerende werk gaat de deur uit. Dat is belangrijk, want veel besturen denken dat ze met een beheerovereenkomst ook de aansprakelijkheid hebben overgedragen. Dat is niet zo, tenzij het kantoor formeel door de vergadering tot bestuurder is benoemd.

Wat het kost

Beheerkantoren rekenen doorgaans €100 tot €300 per appartement per jaar. Kleine VvE's zitten aan de bovenkant, omdat een vereniging van vier appartementen bijna evenveel werk oplevert als een van tien. Vrijwel elk kantoor hanteert daarom een minimumtarief van rond de €2.000 per vereniging per jaar.

Bandbreedtes op basis van openbare tarieven van Nederlandse beheerkantoren, peildatum juli 2026. Vraag altijd een offerte op voor uw eigen situatie.

Let bij het vergelijken op wat er niet in het basistarief zit. Terugkerende meerkosten zijn: een vergadering buiten kantooruren, extra vergaderingen, incassotrajecten en aanmaningen, mutaties bij verkoop van een appartement, het opstellen of actualiseren van het MJOP, en het opvragen van stukken uit het archief. Vraag om een tarievenlijst, niet alleen om een jaarprijs. Het volledige kostenplaatje staat op wat kost VvE-beheer.

Wanneer uitbesteden de betere keuze is

Wij verkopen software voor zelfbeheer, dus u mag hier best sceptisch lezen. Toch: er zijn vier situaties waarin uitbesteden aantoonbaar verstandiger is, en het heeft geen zin daaromheen te praten.

• Er is een conflict. Zodra er een geschil loopt tussen eigenaars, of een structurele wanbetaler, wilt u een partij ertussen die geen buurman is. Dat is de sterkste reden om uit te besteden, en de enige die zelden over geld gaat.
• Groot achterstallig onderhoud of een renovatie. Een gevelrenovatie of een liftvervanging aansturen is een vak. Technisch beheer inhuren voor de duur van het project is dan verstandiger dan het als bestuur erbij doen.
• Niemand wil. Als er in twee vergaderingen geen bestuurder te vinden is, is uitbesteden niet duur maar noodzakelijk. Een VvE zonder bestuur is een slapende VvE, en dat kost uiteindelijk meer.
• Groot complex met personeel of veel mutaties. Vanaf ongeveer vijftig appartementen, zeker met huurders, gemeenschappelijke installaties en frequente verkopen, wordt de administratie een dagtaak.

Wanneer zelf doen verstandiger is

Daar staat tegenover: bij een kleine tot middelgrote VvE zonder conflicten is het werk goed te overzien. Het gaat om ongeveer twee uur per maand, en het meeste daarvan is boekhouding en post — precies het werk dat software overneemt.

• Twee tot vijftien appartementen, gebouw in redelijke staat. Hier is het prijsverschil het grootst: €1.500 tot €3.000 uitbesteed tegenover €228 tot €408 aan software.
• Er is iemand met tijd en een tweede die kan invallen. Dat tweede is de voorwaarde. Eén persoon die alles doet is geen zelfbeheer maar een risico.
• U wilt zicht op de cijfers. Besturen die zelf doen weten doorgaans veel beter waar het geld heen gaat, simpelweg omdat ze het elke maand zien.
• Het reservefonds is te laag. Dan telt elke euro, en is €2.000 aan beheerkosten precies de storting die u niet doet.

Het beslisschema

Loop deze vier vragen langs. Twee keer "ja" of vaker: besteed uit. Anders is zelf doen met software de goedkopere en meestal ook de prettigere route.

Overstappen: van beheerder naar zelfbeheer

Wilt u de andere kant op, dan is de volgorde belangrijk. Zeg niet op voordat u weet dat u de administratie compleet terugkrijgt.

1. Lees de beheerovereenkomst. Opzegtermijn, minimumlooptijd en stilzwijgende verlenging. Drie maanden tegen het einde van het boekjaar is gangbaar.
2. Zet het op de agenda van de vergadering. Opzeggen is een besluit van de vergadering, niet van het bestuur alleen. Zorg voor een correcte oproeping, anders is het besluit aantastbaar.
3. Vraag de overdracht schriftelijk op. Ledenlijst met breukdelen, grootboek en beginbalans, openstaande posten per eigenaar, alle contracten en polissen, notulen van de laatste jaren, het MJOP en de splitsingsakte.
4. Richt de administratie in vóór de overdrachtsdatum. Dan hoeft u niets dubbel te doen en mist u geen incassoronde.
5. Kies 1 januari als overstapmoment. De vastgestelde eindbalans van het vorige jaar is dan uw beginsaldo, en de kascommissie kan het jaar schoon controleren.

Praktisch begint u met een boekhoudprogramma voor de VvE en de bijdrage-calculator, zodat de begroting en de bijdragen kloppen voordat de eerste incassoronde loopt.

Veelgestelde vragen