De VvE-vergadering: oproeping, quorum, stemmen en notulen

Hoe vaak moet een VvE vergaderen?

Minimaal één keer per jaar. In die jaarvergadering stelt de vergadering de jaarrekening vast, verleent zij het bestuur décharge, en stelt zij de begroting en daarmee de bijdragen voor het komende jaar vast. Daarnaast kan het bestuur altijd een extra vergadering uitschrijven, en kunnen eigenaars die samen een bepaald deel van de stemmen vertegenwoordigen er zelf één afdwingen — hoeveel dat is, staat in uw reglement.

De oproeping: hier gaat het het vaakst mis

De oproepingstermijn is in de meeste modelreglementen minimaal vijftien dagen, waarbij de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meetellen. Wat er in de oproeping moet:

• Datum, tijd en plaats.
• De volledige agenda. Een besluit over een punt dat niet op de agenda stond is aantastbaar, ook als iedereen aanwezig is.
• De stukken: jaarrekening, begroting, offertes, het MJOP. Niet "ter inzage op verzoek" maar meegestuurd.
• Bij een besluit met een gekwalificeerde meerderheid: de vermelding daarvan, zodat eigenaars weten wat er op het spel staat.

Stuurt u digitaal? Dat mag alleen als het reglement of een eerder besluit dat toestaat, en dan nog is het verstandig om per eigenaar vast te leggen dat hij daarmee heeft ingestemd. Eén eigenaar die volhoudt dat hij niets heeft ontvangen is genoeg om een besluit onderuit te halen.

Quorum en de tweede vergadering

Om geldige besluiten te kunnen nemen moet doorgaans meer dan de helft van het totale aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Haalt u dat niet, dan is de oplossing niet doorgaan alsof er niets aan de hand is, maar een tweede vergadering uitschrijven — meestal binnen twee tot zes weken. In die tweede vergadering kunnen besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige stemmen.

Praktische tip die veel besturen toepassen: kondig de tweede vergadering meteen in de eerste oproeping aan, met datum en tijd. Dan verliest u geen maand als het quorum niet gehaald wordt. Controleer wel of uw reglement dat toestaat.

Stemmen tellen op breukdeel

Dit is de fout die het vaakst wordt gemaakt: handen tellen in plaats van stemgewicht. In een VvE stemt u naar rato van uw breukdeel uit de splitsingsakte. Een eigenaar met 300/1000 heeft driehonderd stemmen, zijn buurman met 80/1000 heeft er tachtig. Vier eigenaars die vóór zijn, kunnen samen dus in de minderheid zijn.

De precieze drempels staan in het modelreglement waarnaar uw splitsingsakte verwijst. Controleer ze vóór de vergadering, niet erna.

Volmacht: wie mag namens wie stemmen?

Een eigenaar die niet kan komen, kan iemand anders schriftelijk machtigen. In de meeste reglementen geldt een maximum van twee volmachten per persoon, zodat één eigenaar niet met een stapel machtigingen de hele vergadering naar zijn hand zet.

Een geldige volmacht bevat: de naam en het appartementsrecht van de volmachtgever, de naam van de gemachtigde, de datum van de vergadering, de handtekening en de datum. Wilt u sturen op de uitkomst, dan kunt u de volmacht ook per agendapunt invullen. Gebruik ons volmachtformulier voor de VvE-vergadering, dan mist u niets.

Notulen die standhouden

Notulen zijn geen verslag van het gesprek maar een vastlegging van de besluiten. Wat erin moet:

• Datum, plaats en aanvangstijd.
• Wie aanwezig of vertegenwoordigd was, met stemgewicht, en de vaststelling dat het quorum gehaald is.
• Per agendapunt: het voorstel, het besluit en de stemverhouding.
• Actiepunten: wie doet wat, en voor wanneer.
• Datum van de volgende vergadering.

Notulen worden in de volgende vergadering vastgesteld. Bewaar ze goed: bij verkoop van een appartement vraagt de notaris standaard om de notulen van de laatste jaren, en een gat daarin vertraagt de overdracht.

Agenda voor de jaarvergadering

Een agenda die het altijd doet, in deze volgorde:

1. Opening, vaststelling aanwezigen en stemgewicht, quorum.
2. Vaststelling van de notulen van de vorige vergadering.
3. Verslag van het bestuur over het afgelopen jaar.
4. Jaarrekening: exploitatierekening, balans en de stand van het reservefonds.
5. Verslag van de kascommissie en vaststelling van de jaarrekening.
6. Décharge van het bestuur.
7. Benoeming van de kascommissie voor het komende jaar.
8. Stand van het MJOP en het geplande onderhoud.
9. Begroting en vaststelling van de bijdragen.
10. Bestuurssamenstelling.
11. Rondvraag en sluiting.

Punt 9 is het punt waar het over geld gaat. Kom daar niet met één getal binnen: laat zien hoe de bijdrage is opgebouwd en wat er in het reservefonds moet. Met de bijdrage-calculator en de reservefonds-calculator heeft u dat verhaal in tien minuten rond, inclusief de prognose over vijftien jaar.

Veelgestelde vragen