Laatst bijgewerkt: 27 juli 2026
Kort samengevat: wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om het VvE-portaal te laten werken. Alles staat op een server in Nederland, wij verkopen niets door, er staan geen trackers of advertentiecookies in het portaal, en u kunt uw volledige administratie op elk moment zelf downloaden of laten verwijderen.
VvE BeheerSoftware is een handelsnaam van J&S Verduurzaming B.V. en levert de webapplicatie op app.vvebeheersoftware.nl en de website vvebeheersoftware.nl.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van deze omvang niet verplicht. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij ons binnen via het e-mailadres hierboven.
Dit onderscheid bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is, en het is belangrijk om te begrijpen:
Het uitgebrachte stemgedrag per appartement is zichtbaar voor het bestuur. Dat is geen keuze van ons maar een gevolg van hoe besluitvorming in een VvE werkt: stemmen tellen mee naar rato van het breukdeel en moeten daarom herleidbaar zijn. Vermeld dit in uw eigen communicatie richting de leden.
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| De dienst leveren waarvoor u zich heeft aangemeld | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht |
| Beveiliging: inlogpogingen blokkeren, logboek bijhouden | Gerechtvaardigd belang |
| Functionele e-mails: uitnodigingen, herinneringen, signaleringen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Back-ups maken | Gerechtvaardigd belang (continuïteit) |
Wij sturen geen commerciële e-mails naar de bewoners van uw VvE. De enige e-mails die zij van ons krijgen zijn de berichten die het bestuur zelf vanuit het portaal verstuurt of laat versturen.
Op een server in Nederland, bij een Nederlandse hostingprovider. Er vindt geen doorgifte plaats naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, met één uitzondering die u zelf aanzet: gebruikt u de AI-assistent, dan gaat een samenvatting van uw VvE-cijfers naar de API van Anthropic om het antwoord te formuleren. Die samenvatting bevat de gegevens uit uw eigen omgeving en wordt daar niet gebruikt om modellen te trainen. Laat u de AI-sleutel leeg, dan gebeurt dit niet en worden vragen volledig lokaal beantwoord.
| Partij | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| TransIP B.V. | Server, opslag, back-ups, e-mailverzending en hosting van de website | Nederland |
| Mollie B.V. | iDEAL-betalingen (alleen als u die functie gebruikt) | Nederland |
| Anthropic PBC | AI-assistent (alleen als die is ingeschakeld) | Verenigde Staten |
Op deze website staan geen trackingcookies, geen advertentiecookies en geen analytics van derden. In het portaal gebruiken wij één functionele cookie: de sessiecookie waarmee u ingelogd blijft. Die is technisch noodzakelijk, wordt niet gedeeld en verdwijnt bij uitloggen. Daarvoor is geen toestemming vereist, en daarom ziet u ook geen cookiebanner.
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens. In de praktijk is het meeste daarvan direct in het portaal geregeld:
Bent u bewoner en wilt u iets weten over de gegevens die uw VvE over u bewaart? Richt u dan tot het bestuur van uw VvE: zij zijn verwerkingsverantwoordelijke. Wij mogen die gegevens niet zonder hun opdracht met u delen of wijzigen.
Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Constateren wij een datalek dat uw VvE raakt, dan melden wij dat binnen 24 uur na ontdekking bij het bestuur, met wat wij weten over de aard, de omvang en de maatregelen die wij nemen. De VvE beoordeelt vervolgens als verwerkingsverantwoordelijke of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is; wij leveren daarvoor alle informatie aan.
Wij passen deze verklaring aan wanneer de dienst verandert. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij de bestuurders per e-mail. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is gewijzigd.