Wat wij van jou verwerken, waarom, hoe lang en wat je daar zelf over te zeggen hebt.
Bijgewerkt: 29 juli 2026 · Leestijd: 4 minuten
VvE BeheerSoftware is een dienst van J&S Verduurzaming B.V., gevestigd aan Merlenbergseweg 22, 5754 AX Deurne (Nederland), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97549797, btw-nummer NL868104565B01. Wij zijn te bereiken op info@vvebeheersoftware.nl.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; daartoe zijn wij niet verplicht. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij ons terecht en worden door ons zelf beantwoord.
Er zijn twee soorten gegevens en daar horen twee rollen bij. Dat onderscheid bepaalt bij wie je moet zijn met een vraag.
Gegevens die jij in de dienst zet. Denk aan eigenaars en bewoners van de appartementsrechten. Daarvoor ben jij verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Wij doen daarmee alleen wat jij opdraagt. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Ben je een betrokkene en wil je iets weten over die gegevens, wend je dan tot de organisatie die de dienst gebruikt.
Gegevens die wij voor onszelf verwerken. Je accountgegevens, je facturen en je contact met onze ondersteuning. Daarvoor zijn wij verantwoordelijk. Deze verklaring gaat daarover.
| Waarvoor | Welke gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Je account aanmaken en beheren | naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord in versleutelde vorm | uitvoering van de overeenkomst | zolang je account bestaat en daarna 60 dagen |
| Facturen en betalingen | bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer, factuurregels, betaalstatus | uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht | 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht |
| Ondersteuning geven | je vraag, de correspondentie erover en wat wij nodig hadden om te helpen | uitvoering van de overeenkomst | 2 jaar na afronding |
| De dienst laten werken en misbruik tegengaan | IP-adres, tijdstip, inlogpogingen en handelingen in het auditlogboek | gerechtvaardigd belang: beveiliging en bewijs | zie hieronder |
| Je informeren over de dienst | e-mailadres | gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten; toestemming bij anderen | tot je je afmeldt |
| Een aanvraag of proefaccount afhandelen | naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres | uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang | 12 maanden als er geen account uit voortkomt |
Serverlogboeken met IP-adressen bewaren wij 14 dagen. Het auditlogboek in de dienst zelf bewaren wij zolang je abonnement loopt, omdat je daarmee moet kunnen aantonen wie wat heeft gewijzigd.
Wij verkopen of verhuren je gegevens niet. Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en wij maken geen profielen om je gedrag te voorspellen.
Wij delen gegevens alleen met de partijen die wij nodig hebben om te kunnen leveren. Welke dat zijn en waarvoor, staat in de verwerkersovereenkomst. Daarnaast delen wij gegevens als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt, bijvoorbeeld op vordering van een opsporingsinstantie. Dat gebeurt niet stilzwijgend: wij laten je dat weten, tenzij de wet dat verbiedt.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteld verkeer, gehashte wachtwoorden, versleutelde opslag van gevoelige velden, gescheiden klantomgevingen, toegang op basis van persoonlijke sleutels, een auditlogboek en dagelijkse back-ups. De volledige opsomming staat in artikel 4 van de verwerkersovereenkomst.
Elke nacht om 03:15 uur maken wij een back-up van de database, de instellingen en alle geüploade bestanden. Die back-up wordt versleuteld met AES-256 en de sleutel staat buiten het archief. Na afloop lezen wij de back-up terug om te controleren of hij compleet en leesbaar is, en zetten wij een kopie op een tweede server op een andere locatie. Wij bewaren back-ups 14 dagen; de externe kopie 30 dagen.
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens in een gangbaar formaat mee te nemen. Heb je toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken; dat heeft geen gevolgen voor wat daarvoor al is gebeurd.
Stuur je verzoek naar info@vvebeheersoftware.nl. Wij reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; we laten het je dan binnen de eerste maand weten. Wij kunnen vragen om je te identificeren, zodat wij geen gegevens aan de verkeerde persoon geven.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten — dan lossen we het op. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat wij op onze website plaatsen en wat je daar zelf over te zeggen hebt, staat in het cookiebeleid.
Verandert er iets aan de dienst of aan de wet, dan passen wij deze verklaring aan. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum eronder. Bij een ingrijpende wijziging laten wij het je actief weten.
Deze versie (2026.1) geldt vanaf 29 juli 2026.
Deze pagina hoort bij de rest van onze voorwaarden. Samen vormen ze het geheel:
Vragen? Mail info@vvebeheersoftware.nl. Versie 2026.1, bijgewerkt op 29 juli 2026.
Geschreven door Janwillem van Stiphout · oprichter van VvE BeheerSoftware
Oprichter van VvE BeheerSoftware en bouwer van de software achter deze site. Werkt vanuit J&S Verduurzaming B.V. aan vastgoed- en verduurzamingsvraagstukken. Bedragen in dit artikel zijn nagerekend op openbare tarieven van beheerkantoren, notarissen en het Kadaster, met de peildatum die boven het artikel staat. Meer over ons →