VvE oprichten: stappenplan, kosten en inschrijving bij de KvK

Stap 0: bestaat uw VvE al?

Voordat u iets doet: kijk in de splitsingsakte. Een Vereniging van Eigenaars ontstaat van rechtswege op het moment dat een gebouw in appartementsrechten wordt gesplitst en die akte in het Kadaster wordt ingeschreven. Het splitsingsreglement moet de oprichting van de vereniging bevatten — dat is geen keuze van de notaris maar een wettelijke eis.

Praktisch betekent dat: koopt u een appartement, dan bent u automatisch lid van de VvE en kunt u dat lidmaatschap niet opzeggen. Weet u niet wat er in uw akte staat, vraag hem dan op bij het Kadaster; dat kost een paar tientjes. Hoe dat werkt en wat u eruit moet halen staat op onze pagina over de splitsingsakte.

Is het gebouw nog niet gesplitst — bijvoorbeeld bij nieuwbouw of bij het opdelen van een pand in twee woningen — dan begint u bij de notaris. Reken op een splitsingstekening, een notariële akte en kadastrale inschrijving. De tarieven lopen sterk uiteen met het aantal appartementsrechten; vraag twee of drie offertes op en let erop of de splitsingstekening en de kadasterkosten erin zitten.

Stap 1: inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Sinds 1 juli 2008 is elke VvE verplicht in het handelsregister te staan. De inschrijving is gratis, en de UBO-opgave die u tegelijk doet ook. U heeft nodig: de splitsingsakte, de gegevens van de bestuurder(s) en de notulen van de vergadering waarin het bestuur is benoemd.

Waarom dit niet uitstelbaar is: zonder KvK-nummer krijgt u geen zakelijke bankrekening, en zonder inschrijving is voor een leverancier niet zichtbaar wie namens de VvE mag tekenen. In het slechtste geval kan een bestuurder daardoor persoonlijk worden aangesproken op een verplichting die hij namens de vereniging aanging.

Stap 2: bestuur benoemen en vastleggen

De vergadering benoemt het bestuur. In een kleine VvE is dat vaak één van de eigenaars, in een grotere een bestuur van drie. Leg in de notulen vast wie benoemd is, per wanneer en voor welke termijn — dat stuk heeft u nodig bij de KvK en bij de bank.

Denk ook meteen na over de vervanging. Het meest voorkomende probleem bij VvE's in zelfbeheer is niet de administratie maar de opvolging: één iemand doet alles, en als die verhuist ligt de vereniging stil. Zorg dat de administratie ergens staat waar een opvolger erbij kan, en niet in een map op één laptop.

Stap 3: bankrekening op naam van de VvE

Nooit op een privérekening. Het geld van de VvE is gemeenschappelijk vermogen; staat het op de rekening van de penningmeester, dan valt het bij een faillissement of echtscheiding in diens boedel en is het reservefonds in één klap een discussie. Open een zakelijke rekening op naam van de vereniging, met minimaal twee gemachtigden.

Stap 4: begroting en bijdrage vaststellen

De begroting is de kern. Zet alle jaarlijkse kosten op een rij — opstalverzekering, onderhoudscontracten, schoonmaak, elektra voor de gemeenschappelijke ruimten, bankkosten, en de reservering voor groot onderhoud — en verdeel het totaal over de eigenaars volgens de breukdelen uit de splitsingsakte.

Vergeet de reservering niet. Sinds 1 januari 2018 is elke VvE verplicht jaarlijks te reserveren voor groot onderhoud: minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw, óf een bedrag dat is onderbouwd met een actueel meerjarenonderhoudsplan. Dat tweede is bijna altijd verstandiger, want de 0,5%-regel is een grove vuistregel die voor het ene gebouw ruim en voor het andere veel te krap is.

Stap 5: verzekeren

De VvE verzekert het gebouw, niet de individuele eigenaar. Een opstalverzekering op naam van de vereniging is feitelijk onmisbaar en in de meeste splitsingsreglementen ook verplicht gesteld. Let op de verzekerde som: die moet gebaseerd zijn op de herbouwwaarde, en die is de laatste jaren fors gestegen. Een verouderde polis betekent onderverzekering, en dat merkt u pas op het slechtst denkbare moment.

Stap 6: het meerjarenonderhoudsplan

Zonder plan reserveert u op gevoel, en dat pakt vrijwel altijd te laag uit. Een MJOP zet per bouwdeel de onderhoudscyclus, het eerstvolgende uitvoeringsjaar en de geraamde kosten op een rij. Daaruit rolt het bedrag dat er jaarlijks in het reservefonds moet.

Voor een kleine, goed onderhouden VvE kunt u prima zelf beginnen. Onze MJOP-generator zet op basis van bouwjaar, omvang en voorzieningen een concept met kostenraming klaar, en met de reservefonds-calculator ziet u meteen of de geplande reservering het over vijftien jaar volhoudt.

Stap 7: administratie opzetten

Dit is de stap die het verschil maakt tussen een VvE die vijf jaar later nog loopt en een die weer inslaapt. U heeft nodig: een ledenlijst met breukdelen, een boekhouding waarin bijdragen en kosten worden bijgehouden, een plek voor de documenten (splitsingsakte, reglement, polissen, notulen) en een agenda voor de jaarlijkse vergadering.

Dat kan in Excel. Bij twee of drie appartementen is dat ook prima. Vanaf een appartement of zes gaat het knellen: de jaarafrekening per eigenaar wordt handwerk, de incasso wordt maandelijks nawerk, en de documenten staan verspreid over drie mailboxen. Een boekhoudprogramma voor de VvE lost precies dat op.

Wat het eerste jaar kost

Een overzicht van de posten die u tegenkomt. De bedragen zijn indicaties uit openbaar beschikbare tarieven van juli 2026 en verschillen per gemeente, gebouw en aanbieder.

Dat laatste verschil is de reden dat veel nieuwe VvE's het zelf doen: bij tien appartementen praat u over €1.000 tot €3.000 per jaar aan extern beheer tegenover een paar honderd euro aan software. Of dat voor uw situatie klopt leest u in bestuur uitbesteden of zelf doen.

De drie fouten die nieuwe VvE's maken

• Geen reservefonds vanaf dag één. Het voelt onnodig als het gebouw net is opgeleverd. Tien jaar later staat er te weinig en moet iedereen ineens duizenden euro's storten — precies op het moment dat iemand wil verkopen en de koper naar het reservefonds vraagt.
• Bijdragen naar oppervlakte in plaats van naar breukdeel. Voelt eerlijker, is het niet: de splitsingsakte bepaalt de verdeling, en een afwijkende verdeling is aantastbaar. Wilt u het echt anders, dan moet de akte gewijzigd worden.
• Niets vastleggen. Besluiten in de WhatsApp-groep zijn geen besluiten. Zonder notulen en een geldige oproeping is een besluit vernietigbaar, en bij verkoop vraagt de notaris om de stukken.

Veelgestelde vragen