Versie 1.0 · 27 juli 2026
U hoeft niets te tekenen. Deze verwerkersovereenkomst geldt automatisch zodra uw VvE het portaal in gebruik neemt, en maakt deel uit van de overeenkomst. Wilt u toch een ondertekend exemplaar voor uw eigen VvE-archief — bijvoorbeeld omdat de kascommissie erom vraagt — mail dan info@vvebeheersoftware.nl en u krijgt er een.
Verwerkingsverantwoordelijke: de Vereniging van Eigenaars die een omgeving in het portaal gebruikt, vertegenwoordigd door haar bestuur. Hierna: de VvE.
Verwerker: J&S Verduurzaming B.V., handelend onder de naam VvE BeheerSoftware, gevestigd aan Merlenbergseweg 22 te 5754 AX Deurne, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97549797, e-mail info@vvebeheersoftware.nl. Hierna: wij.
1.1 Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van het VvE-portaal, in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de VvE.
1.2 Deze overeenkomst geldt zolang de VvE het portaal gebruikt en eindigt gelijktijdig met de onderliggende overeenkomst, met uitzondering van de bepalingen die naar hun aard blijven gelden (geheimhouding, teruggave en verwijdering).
2.1 Categorieën betrokkenen: appartementseigenaars en hun eventuele bewoners, bestuursleden, leden van de kascommissie en contactpersonen van leveranciers.
2.2 Categorieën persoonsgegevens: naam, adres van het appartement, e-mailadres, telefoonnummer, breukdeel, bijdrage, betaalgegevens en betalingsachterstanden, IBAN en tenaamstelling bij SEPA-machtigingen, uitgebracht stemgedrag en volmachten, meldingen inclusief geüploade foto's, inloggegevens en beveiligingslogboeken.
2.3 Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. De VvE plaatst geen medische, strafrechtelijke of andere bijzondere gegevens in het portaal.
3.1 Wij verwerken de gegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de VvE. Het gebruik van de functies in het portaal geldt als zodanige instructie.
3.2 Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkopen ze niet, verhuren ze niet en gebruiken ze niet voor profilering, reclame of het trainen van modellen.
3.3 Zijn wij op grond van wetgeving verplicht tot verwerking buiten deze instructies, dan stellen wij de VvE daarvan vooraf op de hoogte, tenzij die wetgeving dat verbiedt.
4.1 Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder in elk geval:
4.2 De VvE is zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de eigen inloggegevens, voor het tijdig intrekken van toegang van vertrokken bestuursleden, en voor de keuze welke documenten zichtbaar worden gemaakt voor alle leden.
5.1 De VvE geeft ons algemene toestemming om onderstaande subverwerkers in te schakelen:
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| TransIP B.V. | Server, opslag, back-ups, e-mailverzending | Nederland |
| Mollie B.V. | Verwerking van iDEAL-betalingen | Nederland |
| Anthropic PBC | AI-assistent, alleen indien ingeschakeld | Verenigde Staten |
5.2 Wij leggen aan elke subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan.
5.3 Bij vervanging of toevoeging van een subverwerker informeren wij de VvE ten minste dertig dagen vooraf per e-mail. De VvE kan daartegen bezwaar maken; komen we er niet uit, dan mag de VvE de overeenkomst per direct beëindigen en de gegevens exporteren.
6.1 De gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen Nederland.
6.2 Alleen als de VvE de AI-assistent gebruikt, wordt een samenvatting van de VvE-gegevens verwerkt door Anthropic PBC in de Verenigde Staten, op basis van standaardcontractbepalingen. Die gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. De VvE kan deze functie op elk moment achterwege laten; zonder AI-sleutel worden vragen volledig lokaal beantwoord.
7.1 Wij helpen de VvE bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid). In het portaal kan het bestuur dit grotendeels zelf: er is een volledige export met één klik en gegevens zijn direct aanpasbaar en verwijderbaar.
7.2 Ontvangen wij rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan verwijzen wij die door naar het bestuur van de betreffende VvE en voeren wij het verzoek niet zelfstandig uit.
7.3 Wij verlenen redelijke medewerking bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij overleg met de toezichthouder.
8.1 Wij melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens binnen 24 uur na ontdekking bij het bestuur van de betrokken VvE.
8.2 De melding bevat in elk geval de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën gegevens en personen, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die wij hebben getroffen of voorstellen.
8.3 De VvE beoordeelt als verwerkingsverantwoordelijke of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen nodig is. Wij melden niet namens de VvE.
Iedereen die bij ons toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht. Die verplichting blijft gelden na afloop van deze overeenkomst.
10.1 De VvE mag een keer per jaar, en verder bij een concrete aanleiding, controleren of wij ons aan deze overeenkomst houden.
10.2 Wij beantwoorden vragen daarover schriftelijk en verstrekken op verzoek een beschrijving van onze beveiligingsmaatregelen. Kosten van een audit door een externe partij komen voor rekening van de VvE, tenzij daaruit een tekortkoming van onze kant blijkt.
11.1 Bij beëindiging kan de VvE de volledige administratie zelf exporteren via het portaal: een export in JSON van alle gegevens, plus CSV's van de financiën en PDF's van jaarrekeningen, notulen en jaarafrekeningen. Daar zijn geen kosten aan verbonden.
11.2 Wij bewaren de omgeving na beëindiging nog zestig dagen, zodat de VvE alsnog kan exporteren. Daarna verwijderen wij alle gegevens definitief, inclusief geüploade documenten.
11.3 Op verzoek verwijderen wij eerder. Back-ups die de gegevens nog bevatten rouleren binnen veertien dagen automatisch weg.
11.4 Wij houden geen kopieën achter, behalve voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld factuurgegevens gedurende de fiscale bewaartermijn).
12.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
12.2 Aansprakelijkheid is geregeld in de algemene voorwaarden bij de onderliggende overeenkomst. Deze verwerkersovereenkomst laat de wettelijke aansprakelijkheid van elke partij op grond van de AVG onverlet.