⚠️ Begin bij het contract, niet bij de vergadering. Zonder de opzegtermijn te kennen neemt u een besluit waarvan u de ingangsdatum niet weet — en dan loopt u een jaar door.
Stap 1: haal de beheerovereenkomst erbij
Voordat er iets op de agenda komt: lees het contract. U zoekt vier dingen, en het scheelt maanden als u ze vóór de vergadering weet.
- De opzegtermijn. Een maand, drie maanden, een half jaar — alles komt voor.
- Het opzegmoment. Kunt u op elk moment opzeggen, of alleen tegen het einde van een contractjaar? Bij het tweede bepaalt de datum van vandaag welk jaar u nog vastzit.
- De verlenging. Stilzwijgend met een jaar is gebruikelijk. Mist u de termijn met een week, dan bent u twaalf maanden verder.
- Overdrachts- of dossierkosten. Staat er een bedrag voor het overdragen van de administratie, dan weet u dat maar beter voordat u opzegt.
Stap 2: het besluit hoort in de vergadering
Het benoemen en ontslaan van de beheerder is een bevoegdheid van de algemene vergadering, niet van het bestuur. Zet het als een apart, herkenbaar agendapunt op de oproeping — niet verstopt onder "rondvraag" of "mededelingen". Een besluit dat niet is aangekondigd, is vernietigbaar; dat is precies het soort formele fout waar een beheerder die zijn contract kwijtraakt naar kijkt.
Controleer in uw splitsingsreglement welke meerderheid nodig is en of er een quorum geldt. Haalt de eerste vergadering het quorum niet, dan volgt er in de meeste reglementen een tweede vergadering waarin het besluit met een lagere drempel wel kan. Hoe die termijnen precies lopen staat op de VvE-vergadering.
Stap 3: de overdrachtslijst
Dit is waar het in de praktijk misgaat. De administratie is eigendom van de vereniging, maar zij staat in het systeem van de beheerder. Stuur onderstaande lijst mee met de opzegging, met een termijn erbij, en vraag om leesbare bestanden.
| Wat | Waarom u het nodig heeft |
|---|
| Ledenlijst met breukdelen en adressen | Zonder breukdelen kunt u geen bijdrage berekenen en geen stem wegen. |
| Volledige boekhouding, inclusief openstaande posten | Achterstanden verdwijnen anders bij de overgang — en dat is geld van de vereniging. |
| Bankgegevens, incassomachtigingen en het incassantnummer | Zonder machtigingen kunt u de eerste maand niet incasseren. |
| Alle notulen en vergaderstukken | Genomen besluiten zijn uw bewijs bij onderhoud, verbouwing en verkoop. |
| Splitsingsakte en reglementen | De basis onder alles. Zie splitsingsakte. |
| Verzekeringspolissen en lopende schades | Een lopende schademelding die niemand overneemt blijft liggen. |
| Onderhoudscontracten en het MJOP | Zie MJOP opstellen. Ontbreekt het, dan is dat op zichzelf al een signaal. |
| Stand van het reservefonds met onderbouwing | Een koper vraagt hiernaar; de reservefonds-calculator toetst of het toereikend is. |
Zelf verder na de overstap
Ledenlijst en breukdelen importeren, openstaande posten erin, incasso aanzetten — de meeste VvE's zijn in een avond over. Elke eigenaar krijgt zijn eigen inlog, en de stukken staan op één plek in plaats van in een mailbox.
Start 30 dagen gratis
Eerst rondkijken in de demo — geen formulier nodig.
Er is geen zwarte lijst — en waarom dat logisch is
De zoekterm bestaat, de lijst niet. VvE-beheer is een vrij beroep: er is geen vergunning, geen register en geen toezichthouder die beheerders schorst. Dat betekent niet dat u niets kunt nagaan.
- Het VvE Keurmerk en VGM NL. Leden onderwerpen zich aan voorwaarden en een klachtenregeling. Geen garantie, wel een drempel.
- De Geschillencommissie VvE Beheer. Uitspraken zijn openbaar en geven een beeld van terugkerende klachten.
- Het handelsregister. Hoe lang bestaat de onderneming, wie is bestuurder, en is er recent een doorstart geweest?
- Rechtspraak.nl. Zoek op de naam. Procedures over beheer komen er vaker op te staan dan u zou denken.
Belangrijker dan een lijst is het contract dat u tekent. Een beheerder die exportrecht, opzegtermijn en tarieven zonder morren op papier zet, geeft u meer zekerheid dan welk keurmerk ook.
De vier klachten die het vaakst tot een wissel leiden
- Geen inzicht. Eigenaars weten niet waar het geld heen gaat en krijgen de stukken pas op de vergadering. Dat is geen kwestie van kwade wil maar van een portaal dat er niet is; zie het VvE-portaal.
- Trage afhandeling van meldingen. Een lekkage die drie weken blijft liggen kost meer dan het beheer per jaar.
- Kosten die oplopen. Uurtarieven bovenop het abonnement voor werk waarvan u dacht dat het erin zat. Wat gebruikelijk is staat op wat kost VvE-beheer.
- Achterstallig reservefonds. Jarenlang te weinig gereserveerd, en dan ineens een eenmalige heffing. Reken zelf na met de reservefonds-calculator.
Wat opvalt: drie van de vier gaan over informatie, niet over geld. Een VvE die zelf ziet wat er binnenkomt, wat openstaat en wat er is besloten, heeft de helft van de klachten niet meer.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Bestaat er een zwarte lijst van VvE-beheerders?
Nee, er is geen officiële zwarte lijst. Er is ook geen vergunningplicht: iedereen mag zich VvE-beheerder noemen. Wat er wel is: het VvE Keurmerk en de brancheorganisatie VGM NL, die eisen stellen aan leden en een klachtenregeling hebben. Verder kunt u uitspraken van de rechter en van de Geschillencommissie VvE Beheer nalezen, en het handelsregister raadplegen om te zien hoe lang een beheerder bestaat en wie erachter zit. Beoordeel een beheerder liever op zijn contract en op wat andere VvE's in de buurt melden dan op een lijst die niet bestaat.
Wat is de opzegtermijn van een VvE-beheerovereenkomst?
Dat staat in de overeenkomst zelf en loopt sterk uiteen: van een maand tot een jaar, vaak met stilzwijgende verlenging per jaar. Kijk als eerste naar drie punten: de opzegtermijn, de vraag of u alleen tegen het einde van een contractjaar kunt opzeggen, en of er kosten zijn verbonden aan de overdracht van het dossier. Dat laatste is een klassieke verrassing achteraf.
Wie beslist over het wisselen van beheerder?
De algemene vergadering. Het benoemen en ontslaan van de beheerder is een besluit van de vergadering, niet van het bestuur alleen. Zet het als apart agendapunt op de oproeping met de reden erbij, anders is het besluit aantastbaar. Voor een gewoon besluit volstaat meestal een gewone meerderheid, maar controleer uw splitsingsreglement: sommige reglementen eisen een gekwalificeerde meerderheid of een quorum.
Welke stukken moet de oude beheerder overdragen?
Alles wat van de vereniging is, en dat is meer dan de jaarrekening: de ledenlijst met breukdelen, de volledige boekhouding inclusief openstaande posten, de bankgegevens en machtigingen, alle notulen en vergaderstukken, de splitsingsakte en reglementen, verzekeringspolissen, onderhoudscontracten, het MJOP en de correspondentie over lopende zaken. Vraag om een leesbaar formaat -- een export in CSV of PDF, geen schermafdrukken.
Kunnen we na het opzeggen zelf het beheer doen?
Ja. Een VvE is niet verplicht een externe beheerder te hebben; het bestuur mag de administratie zelf voeren. Wat u dan overneemt is de boekhouding, de incasso van de bijdragen, de vergadercyclus en het onderhoudsdossier. Bij tot ongeveer dertig appartementen doen veel VvE's dat met software voor een paar honderd euro per jaar, tegenover honderden euro's per appartement bij uitbesteding.
Wat kost overstappen?
In de meeste gevallen niets meer dan de resterende termijn van het oude contract. Let wel op bedingen over dossierkosten of een vergoeding voor de overdracht. Zulke bedingen zijn niet zonder meer geldig -- de administratie is eigendom van de vereniging -- maar de discussie erover kost tijd. Voorkom het bij de volgende overeenkomst door het exportrecht vooraf vast te leggen.
JvS
Geschreven door Janwillem van Stiphout · oprichter van VvE BeheerSoftware
Oprichter van VvE BeheerSoftware en bouwer van de software achter deze site. Werkt vanuit J&S Verduurzaming B.V. aan vastgoed- en verduurzamingsvraagstukken. Bedragen in dit artikel zijn nagerekend op openbare tarieven van beheerkantoren, notarissen en het Kadaster, met de peildatum die boven het artikel staat. Meer over ons →