Vul de saldi, de bijdragen en de kosten in en de generator bouwt er een exploitatieoverzicht en een balans van. De tool controleert of activa en passiva aan elkaar gelijk zijn en zegt waar het misgaat als dat niet zo is. U kunt het resultaat downloaden als bestand dat in Excel opent.
Deze opzet volgt de indeling die de meeste VvE-beheerders hanteren: baten en lasten in het exploitatieoverzicht, het reservefonds als aparte bestemmingsreserve op de balans. Een kleine VvE mag het eenvoudiger houden, maar moet ten minste de bijdragen, de kosten, het banksaldo en de stand van het reservefonds vastleggen en jaarlijks aan de vergadering voorleggen.
U krijgt het overzicht per e-mail als bestand voor Excel. Wilt u verder, dan staat uw VvE in het portaal klaar met de beginbalans al ingevuld, zodat de jaarrekening van volgend jaar zichzelf grotendeels opbouwt uit de boekingen.
Geen account nodig om te rekenen. U krijgt de uitkomst per e-mail met een link waarmee uw VvE al ingevuld klaarstaat. Afmelden kan met één klik — zie ons privacybeleid.
Een jaarrekening van een Vereniging van Eigenaars bestaat uit twee delen die elk een andere vraag beantwoorden. Het exploitatieoverzicht laat zien wat er in één jaar is binnengekomen en uitgegeven: de bijdragen van de eigenaars tegenover de verzekering, de schoonmaak, het onderhoud en de dotatie aan het reservefonds. De balans laat zien wat de vereniging op 31 december bezit en aan wie dat toebehoort: het geld op de rekeningen tegenover het reservefonds, de algemene reserve en de facturen die nog betaald moeten worden. Beide zijn nodig. Alleen een exploitatieoverzicht laat niet zien of het reservefonds er ook daadwerkelijk is; alleen een balans laat niet zien of de bijdrage toereikend was. De generator hierboven bouwt ze allebei en controleert de aansluiting. Voor komend jaar rekent u door met de begrotingsgenerator.
Activa en passiva zijn per definitie gelijk: alles wat de vereniging bezit, is van iemand of moet ergens aan besteed worden. Sluit het niet, dan is er een boeking zoek. In VvE-administraties zijn er drie klassieke oorzaken. De eerste is de overboeking naar de spaarrekening die per ongeluk als kosten is geboekt: het geld verdwijnt dan uit de exploitatie én staat op de spaarrekening, zodat het dubbel telt. De tweede is de jaargrens: een factuur van december die in januari wordt betaald hoort in het oude jaar bij de kosten en op de balans bij de nog te betalen posten. De derde is de openstaande bijdrage van de eigenaar die niet betaalt; die hoort als vordering op de balans, niet als lagere opbrengst.
De tool telt de vier saldi op en zet ze tegenover het reservefonds, de algemene reserve, het resultaat, de crediteuren en de vooruitontvangen bijdragen. Blijft er een verschil staan, dan meldt hij dat met het bedrag erbij. Corrigeer dat vóórdat u de stukken rondstuurt: een jaarrekening die niet sluit, kost u op de vergadering meer tijd dan een avond zoeken.
Sinds 2018 is elke VvE verplicht jaarlijks te reserveren voor toekomstig groot onderhoud, en dat geld moet op een aparte betaal- of spaarrekening staan die op naam van de vereniging is gesteld. Boekhoudkundig betekent dat twee dingen. Het fonds staat als bestemmingsreserve aan de passiefzijde van de balans, en de spaarrekening waarop het geld staat aan de actiefzijde. Die twee horen dicht bij elkaar te liggen. Wijken ze structureel af, dan wordt gereserveerd geld gebruikt voor lopende kosten — precies wat de wet wil voorkomen. De generator waarschuwt daarvoor.
Groot onderhoud dat uit het fonds wordt betaald, loopt niet door de exploitatie. Anders zou het jaar waarin het dak wordt vervangen een enorm tekort laten zien terwijl er niets aan de hand is: het geld was er juist voor gespaard. De onttrekking gaat rechtstreeks af van het fonds en verschijnt in het verloopoverzicht onderaan de tool.
De vergadering stelt de jaarrekening vast, maar niet blind. Twee eigenaars die geen bestuurder zijn, vormen de kascommissie en controleren steekproefsgewijs of de uitgaven kloppen met de facturen, of de bankafschriften aansluiten en of het reservefonds er echt staat. Zij brengen mondeling of schriftelijk verslag uit en adviseren de vergadering over de décharge. Dat woord is zwaarder dan het klinkt: met de décharge ontslaat de vergadering het bestuur van aansprakelijkheid voor het gevoerde beheer over dat jaar. Wordt zij niet verleend, dan blijft die aansprakelijkheid open staan — zie bestuurdersaansprakelijkheid.
Praktisch: vraag de kascommissie ruim vóór de vergadering, geef ze de bankafschriften en de facturenmap, en laat ze hun bevindingen op schrift zetten. Zet de vaststelling van de jaarrekening en de décharge als twee afzonderlijke agendapunten op de oproeping; ze horen bij elkaar maar zijn juridisch verschillende besluiten. Leg beide met de stemverhouding vast in de notulen.
Een VvE van drie of vier appartementen hoeft geen boekhoudpakket. Wel nodig zijn een eigen bankrekening op naam van de vereniging, een tweede rekening voor het reservefonds, een map met alle facturen en één overzicht per jaar met de bijdragen, de kosten, de banksaldi en het verloop van het fonds. Dat overzicht is de jaarrekening. Leg het jaarlijks voor aan de vergadering, ook als u met zijn drieën bent en aan een half woord genoeg heeft: het is het enige document waarmee u later kunt aantonen wat er met het geld is gebeurd. Bij verkoop van een appartement vraagt de notaris er standaard om, en een koper die geen jaarrekening en geen reservefonds aantreft, betaalt minder. Zie ook kleine VvE voor wat er verder bij hoort.
Zet de uitkomst vast bij uw VvE, samen met het MJOP, de polis en de bijdragen. Dertig dagen gratis, zonder creditcard.
Start 30 dagen gratisJa. Het bestuur legt jaarlijks rekening en verantwoording af aan de vergadering van eigenaars; dat volgt uit Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek en uit de modelreglementen. Er geldt géén verplichting tot deponeren bij de Kamer van Koophandel en er is geen accountantscontrole nodig. De vorm is vrij, mits de vergadering eruit kan opmaken wat er is binnengekomen, wat er is uitgegeven en wat er in kas is. De splitsingsakte van uw VvE kan strengere eisen stellen en gaat dan voor.
Vier dingen: welke bijdragen zijn opgelegd en welke daarvan zijn betaald, welke kosten zijn gemaakt met de facturen erbij, wat de stand van de bankrekeningen is op 31 december, en hoe het reservefonds zich heeft ontwikkeld. Een VvE van vier appartementen mag dat op één A4 doen. Wat niet mag: alles via de privérekening van de penningmeester laten lopen. Een VvE hoort een eigen bankrekening te hebben op naam van de vereniging.
De kascommissie bestaat uit ten minste twee eigenaars die zelf geen bestuurder zijn. Zij controleren of de uitgaven kloppen met de facturen en de bankafschriften, of de bijdragen zijn geïnd en of het reservefonds daadwerkelijk op de spaarrekening staat. Zij doen verslag aan de vergadering en adviseren over de décharge. Die décharge is geen formaliteit: zij ontslaat het bestuur van aansprakelijkheid over het gevoerde beheer. Meer daarover op kascommissie VvE.
Bijna altijd één van drie oorzaken. Ten eerste: een overboeking van de betaalrekening naar de spaarrekening is als kosten geboekt, waardoor het geld twee keer verdwijnt. Ten tweede: openstaande bijdragen of nog te betalen facturen zijn niet meegenomen, terwijl de kosten wel in de exploitatie staan. Ten derde: het beginsaldo van de algemene reserve is niet overgenomen uit de jaarrekening van vorig jaar. Loop die drie na voordat u verder zoekt.
In de gangbare VvE-opzet wel: de toevoeging aan het reservefonds staat als aparte regel onder de lasten, want de eigenaars betalen die maandelijks mee. Op de balans komt het fonds terug als bestemmingsreserve aan de passiefzijde, met de spaarrekening als tegenhanger aan de actiefzijde. Zo blijft zichtbaar dat het geld gereserveerd is en niet vrij besteedbaar. Groot onderhoud dat uit het fonds wordt betaald, loopt niet door de exploitatie maar wordt rechtstreeks aan het fonds onttrokken.
De modelreglementen noemen doorgaans een termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar, waarbij de stukken enige tijd vóór de vergadering ter inzage moeten liggen — vaak veertien dagen. Kijk voor de precieze termijn in uw splitsingsakte en het daarin van toepassing verklaarde modelreglement; die gaan voor. Wordt de termijn niet gehaald, dan blijft het besluit tot vaststelling geldig, maar een eigenaar die zich benadeeld voelt kan het aanvechten.