Notulen van een VvE-vergadering maken

Waarom notulen meer zijn dan een verslag

In een Vereniging van Eigenaars is het besluit van de vergadering de hoogste vorm van gezag. Het bestuur voert uit, de vergadering beslist. Dat betekent dat de notulen niet zomaar een verslag zijn maar het bewijs van wat er geldt: welke bijdrage is vastgesteld, welk onderhoud is goedgekeurd, welke aannemer opdracht krijgt en wie het bestuur vormt. Verdwijnt dat bewijs, dan verdwijnt het besluit. Een bestuur dat drie jaar later een aannemer inschakelt op grond van een besluit dat nergens staat, handelt in feite zonder mandaat. De generator hierboven maakt daarom twee documenten: het verslag én een aparte besluitenlijst. Wilt u eerst weten hoe een vergadering hoort te verlopen, lees dan VvE-vergadering; voor de meerderheden staat alles op stemmen en quorum.

Aanwezigheid, volmachten en quorum

Het eerste wat in de notulen hoort, is de telling. Hoeveel stemmen zijn er in totaal, hoeveel eigenaars zijn er in persoon en hoeveel stemmen worden bij volmacht vertegenwoordigd. Die drie getallen bepalen of de vergadering überhaupt kan besluiten. De modelreglementen eisen meestal dat meer dan de helft van het totale aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is; sommige akten leggen de lat hoger voor bepaalde onderwerpen. Wordt dat aantal niet gehaald, dan is er maar één verstandige route: de vergadering wel doorlaten gaan, de onderwerpen bespreken, een peiling houden en daarna een tweede vergadering uitschrijven waarin over dezelfde onderwerpen wél geldig kan worden besloten — ongeacht het aantal aanwezigen.

Die tweede vergadering kent termijnen. In de gangbare modelreglementen moet zij worden gehouden niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste, en moet de oproeping vermelden dat het om een tweede vergadering gaat. Houdt u zich daar niet aan, dan zijn ook die besluiten vernietigbaar. Kijk voor de exacte termijn in uw eigen splitsingsakte en het daarin van toepassing verklaarde modelreglement: die gaan voor op elke algemene regel.

Het besluit formuleren

Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Een besluit als ‘de vergadering gaat akkoord met het dakonderhoud’ is te vaag om iets mee te doen. Welke offerte, welk bedrag, uit welke pot, met welk mandaat voor het bestuur? Schrijf het besluit zo op dat een buitenstaander die er niet bij was, kan uitvoeren wat er staat: ‘De vergadering verleent het bestuur opdracht de dakbedekking te laten vervangen conform de offerte van Van Dijk Dakwerken van 12 oktober 2026 voor €96.400 inclusief btw, te betalen uit het reservefonds, met een marge van tien procent voor meerwerk.’ Dat is één zin en het scheelt later een discussie.

Noteer daarbij altijd de stemverhouding: hoeveel voor, hoeveel tegen, hoeveel onthoudingen. Niet alleen omdat het hoort, maar omdat sommige besluiten een gekwalificeerde meerderheid vragen. Voor gewone besluiten volstaat doorgaans een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, maar voor verbouwingen, het aangaan van een lening, het vernieuwen buiten onderhoud om en de wijziging van de splitsingsakte gelden zwaardere eisen — vaak twee derde, soms vier vijfde, en bij een akte­wijziging in beginsel medewerking van alle eigenaars. De generator waarschuwt als een punt als aangenomen staat genoteerd terwijl de stemmen dat niet dragen.

De besluitenlijst als geheugen van de VvE

Notulen leest u één keer; een besluitenlijst gebruikt u jaren. Zet er per besluit vier dingen in: het onderwerp, de inhoud, de stemverhouding en de actiehouder. Die laatste kolom is goud waard. ‘Bestuur vraagt drie offertes op voor het schilderwerk, uiterlijk 1 maart’ is een afspraak; zonder naam en datum is het een voornemen. Loop de lijst aan het begin van elke vergadering langs onder het punt ‘actiepunten vorige vergadering’ en de VvE loopt vanzelf beter.

Bewaar de lijst ook los van de notulen. Bij verkoop van een appartement vraagt de notaris om de besluiten van de laatste jaren, omdat een koper moet weten of er een grote uitgave of een extra heffing aan zit te komen. Een VvE die dat binnen een dag kan aanleveren, maakt het verschil bij de overdracht — en voorkomt dat een koper achteraf stelt dat hij niet is geïnformeerd.

Versturen, vaststellen, aanvechten

Stuur de notulen binnen twee tot vier weken rond, ook naar de eigenaars die er niet waren: zij zijn wel aan de besluiten gebonden. Vanaf het moment dat een eigenaar kennis heeft genomen van een besluit, heeft hij een maand om het bij de kantonrechter te laten vernietigen, bijvoorbeeld omdat het onderwerp niet was aangekondigd of omdat de vereiste meerderheid ontbrak. Hoe eerder u verstuurt, hoe eerder die termijn afloopt en hoe eerder u zeker weet waar u aan toe bent. Meer daarover op besluit VvE aanvechten.

De notulen worden formeel vastgesteld in de volgende vergadering. Tot die tijd zijn het conceptnotulen en kunnen eigenaars correcties aandragen. Neem die correcties op in de notulen van de volgende vergadering in plaats van het oude document te herschrijven: zo blijft zichtbaar wat er is gewijzigd en op wiens verzoek.

Veelgestelde vragen

Is een VvE verplicht notulen te maken?

Ja. De modelreglementen bepalen dat van het verhandelde in de vergadering notulen worden gehouden, die door de voorzitter en de notulist worden ondertekend en in de volgende vergadering worden vastgesteld. Zonder notulen kan de VvE later niet aantonen dat een besluit is genomen — en een besluit dat niet is vastgelegd, bestaat in de praktijk niet. Bij verkoop van een appartement vraagt de notaris standaard om de notulen van de laatste jaren.

Wat is het verschil tussen notulen en een besluitenlijst?

De notulen zijn het verslag van de vergadering: wie er waren, wat er is besproken en wat er is besloten. De besluitenlijst is de uitgeklede versie: alleen de genomen besluiten met de stemverhouding en de actiehouder. Die lijst is waar u het jaar daarna in kijkt en wat een nieuwe eigenaar of een notaris wil zien. Veel VvE's houden alleen notulen en zoeken vervolgens elk jaar in vijf documenten naar wat er ook alweer was afgesproken over het dak.

Wanneer is het quorum gehaald?

De modelreglementen eisen doorgaans dat meer dan de helft van het totale aantal stemmen aanwezig of bij volmacht vertegenwoordigd is. Wordt dat aantal niet gehaald, dan kan de vergadering geen geldige besluiten nemen en wordt een tweede vergadering bijeengeroepen, in de meeste reglementen niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste. In die tweede vergadering kan over dezelfde onderwerpen wel worden besloten, ongeacht het aantal vertegenwoordigde stemmen. Uw splitsingsakte gaat voor; zie stemmen en quorum.

Hoe tellen volmachten mee?

Een volmacht geeft de gemachtigde het recht namens een andere eigenaar te stemmen; die stemmen tellen volledig mee voor het quorum en voor de uitslag. Veel reglementen beperken het aantal volmachten per persoon, bijvoorbeeld tot twee, juist om te voorkomen dat één eigenaar de vergadering domineert. Leg altijd schriftelijke volmachten vast en noteer in de notulen wie wie vertegenwoordigde; gebruik daarvoor een volmachtformulier.

Binnen welke termijn moeten de notulen worden verstuurd?

De wet noemt geen termijn, de meeste reglementen evenmin. In de praktijk is twee tot vier weken de norm, en daar is een goede reden voor: een eigenaar die het niet eens is met een besluit heeft na kennisname een maand de tijd om het bij de kantonrechter te laten vernietigen. Hoe later u de notulen verstuurt, hoe langer die klok doorloopt. Zie besluit VvE aanvechten.

Mag een besluit worden genomen dat niet op de agenda stond?

In beginsel niet. De modelreglementen bepalen dat alleen geldige besluiten kunnen worden genomen over onderwerpen die bij de oproeping zijn aangekondigd, zodat een eigenaar kan afwegen of hij komt. Een besluit over een niet-aangekondigd onderwerp is vernietigbaar. Komt er tijdens de rondvraag toch iets belangrijks op tafel, noteer het dan als bespreekpunt en zet het op de agenda van de volgende vergadering.