VvE inschrijven bij de Kamer van Koophandel

De inschrijving is verplicht, ook als er niets gebeurt

Sinds het handelsregister werd uitgebreid naar alle rechtspersonen, is inschrijving voor een Vereniging van Eigenaars een wettelijke verplichting. Zij geldt onafhankelijk van de omvang: een gesplitst pand met twee appartementen valt er net zo goed onder als een complex met tweehonderd. Zij geldt ook als de vereniging feitelijk niets doet. Een slapende VvE bestaat juridisch gewoon en moet dus ook gewoon zijn ingeschreven. Weet u niet zeker waar uw vereniging staat, loop dan eerst de checklist van slapende VvE activeren door; inschrijving is daar doorgaans stap één, omdat vrijwel al het andere — de bankrekening, de verzekering, een subsidieaanvraag — erop vastloopt zolang het register leeg is.

Controleren kan gratis. Zoek in het handelsregister op het adres van het complex; staat de vereniging erin, dan ziet u de naam, het KvK-nummer, het bestuur en de datum van inschrijving. Staat er niets, of staat er een bestuur uit 2011, dan heeft u werk te doen.

Wat u nodig heeft en wat het kost

De inschrijving gebeurt met het inschrijfformulier voor een vereniging van eigenaars, te downloaden bij de Kamer van Koophandel. U heeft daarbij de splitsingsakte nodig — die bewijst het bestaan en de omvang van de vereniging — en de gegevens van de bestuurders, inclusief een geldig identiteitsbewijs. Is er een bestuur benoemd, dan hoort daar de ondertekende notulen van die benoeming bij. De inschrijving wordt gedaan door een bestuurder, meestal aan de balie op afspraak, zodat de identificatie meteen plaatsvindt.

De eenmalige inschrijfvergoeding bedraagt in 2026 indicatief rond de €85; dat bedrag wordt jaarlijks aangepast, controleer het actuele tarief bij de Kamer van Koophandel zelf. Wijzigingen doorgeven — een nieuwe bestuurder, een adreswijziging — is gratis. Er is voor VvE's geen jaarlijkse bijdrage. Reken op een doorlooptijd van enkele werkdagen tot ongeveer twee weken, inclusief het maken van de afspraak.

Indicatieve bedragen, peiljaar 2026. De inschrijfvergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd; raadpleeg het actuele tarief bij de Kamer van Koophandel.

Heeft de vereniging nog geen bestuur, dan is de volgorde: eerst een vergadering beleggen en een bestuur benoemen, dan notuleren, dan inschrijven. Een VvE zonder bestuurder kan wel worden ingeschreven, maar dan blijft het veld voor de functionaris leeg en loopt u bij de bank alsnog vast. Notuleer de benoeming zorgvuldig; de notulengenerator geeft de tekst die banken en de KvK willen zien.

Wie er als bestuurder in komt en waarom dat uitmaakt

In het handelsregister komen de bestuurders te staan die de vergadering heeft benoemd, met hun bevoegdheid: zelfstandig bevoegd of gezamenlijk bevoegd met een ander bestuurslid. Dat is geen formaliteit. Het handelsregister heeft derdenwerking: een aannemer, een bank of een verzekeraar mag afgaan op wat er staat. Wie erin staat, kan de vereniging binden. Wie er niet in staat, in beginsel niet.

Daaruit volgen twee praktische gevolgen die geregeld misgaan. Het eerste: een oud-bestuurder die niet is uitgeschreven, blijft naar buiten toe bestuurder. Tekent hij een contract, dan kan de vereniging daaraan gebonden zijn, en tegelijk loopt hij zelf het risico op aansprakelijkheid voor een vereniging waar hij allang uit is. Schrijf u dus altijd zelf uit bij vertrek en wacht niet af of de opvolger dat regelt. Het tweede: een nieuwe bestuurder die niet is ingeschreven, wordt door de bank niet erkend, hoe geldig zijn benoeming ook is. Geef wijzigingen daarom binnen een week door.

Ook de tekenbevoegdheid verdient aandacht. Kiest u ervoor dat bestuurders alleen gezamenlijk bevoegd zijn, dan is dat een zinnige beveiliging tegen ondoordachte uitgaven, maar het maakt de vereniging ook trager. Een middenweg is zelfstandige bevoegdheid in het register, met in de vergadering een intern besluit dat boven een bepaald bedrag twee handtekeningen nodig zijn. Dat interne besluit bindt de bestuurder wel, maar niet de buitenwereld — leg het daarom vast in de notulen en in het huishoudelijk reglement.

Tot slot: verenigingen vallen onder de regelgeving rond het register van uiteindelijk belanghebbenden. Voor een VvE komen doorgaans de bestuurders daarin terecht, omdat er geen aandeelhouders zijn. Die regelgeving is de afgelopen jaren meermalen aangepast; controleer bij de inschrijving wat er op dat moment van u wordt verlangd.

De VvE bestaat al twintig jaar en is nooit ingeschreven

Dat komt vaker voor dan u denkt, vooral bij gesplitste panden met twee of drie appartementen. De splitsingsakte is ooit gepasseerd, de eigenaars regelden onderling wat er geregeld moest worden, en niemand heeft ooit een formulier ingevuld. Juridisch bestaat de vereniging al die tijd gewoon; wat er ontbreekt is de registratie.

De oplossing is eenvoudiger dan mensen vrezen. U schrijft de vereniging alsnog in, met de splitsingsakte als bewijsstuk en met de datum van de splitsing als datum van oprichting. U hoeft niets recht te breien over de tussenliggende jaren; er is geen naheffing, geen boete in de praktijk en geen verklaring over de reden van het verzuim. Formeel is het niet-inschrijven een economisch delict, maar handhaving daarop bij VvE's is er in de praktijk niet. Het enige wat u nodig heeft, is een bestuur. Is dat er niet, dan belegt u eerst een vergadering — ook met drie eigenaars aan een keukentafel — benoemt u een bestuurder en legt u dat vast.

Wel is de inschrijving vrijwel nooit het enige dat ontbreekt. Waar het register leeg is, ontbreken meestal ook de rekening, de reservering, de verzekering en de vergaderingen. Loop het rijtje in één keer af in plaats van jaar na jaar één ding: zie slapende VvE activeren voor de volgorde en de gezondheidscheck om te zien waar u nu staat.

Waar u zonder inschrijving op vastloopt

De verplichting op zichzelf overtuigt zelden. Wat wel overtuigt, is de lijst van dingen die onmogelijk zijn zolang de vereniging niet in het register staat. Een bankrekening op naam van de vereniging krijgt u niet, want de bank kan de rechtspersoon en de bevoegdheid niet vaststellen. Een opstalverzekering op naam van de VvE afsluiten of overzetten wordt lastig. Subsidies voor isolatie of verduurzaming vragen zonder uitzondering een KvK-nummer. Een lening aangaan is uitgesloten. En een aannemer die voor vijftigduizend euro het dak vervangt, wil weten met wie hij contracteert.

Het scherpst wordt het bij verkoop. Een makelaar vraagt tegenwoordig standaard naar het KvK-nummer, de jaarstukken, het reservefonds en het onderhoudsplan. Ontbreekt dat allemaal, dan trekken kopers zich terug of vragen zij korting, en geldverstrekkers stellen vragen over de staat van de vereniging voordat zij een hypotheek verstrekken op een appartementsrecht. Een inschrijving die tachtig euro en een middag kost, kan bij verkoop duizenden euro's schelen. Dat is, veel meer dan de wettelijke plicht, de reden om het gewoon te doen.

Houd er tegelijk rekening mee dat inschrijven ook verplichtingen zichtbaar maakt. Een ingeschreven VvE wordt aangeschreven, krijgt post, en de eigenaars kunnen zich er minder makkelijk voor houden dat er niets speelt. Dat is precies de bedoeling — maar wees erop voorbereid dat het eerste jaar na de inschrijving meer werk kost dan de tien jaar daarvoor.

Veelgestelde vragen